¶Lập hóa đơn dựa trên số lượng đã giao hoặc đã đặt hàng
Các chính sách kinh doanh khác nhau có thể yêu cầu các tùy chọn khác nhau cho việc lập hóa đơn:
Quy tắc Xuất hóa đơn theo số lượng hàng đã đặt được sử dụng làm chế độ mặc định trong InnoERP Bán hàng, nghĩa là khách hàng sẽ được lập hóa đơn ngay khi đơn bán hàng được xác nhận.
Quy tắc Xuấthóa đơn theo số lượng hàng đã giao lập hóa đơn cho khách hàng sau khi việc giao hàng hoàn tất. Quy tắc này thường được sử dụng cho các doanh nghiệp bán vật liệu, chất lỏng hoặc thực phẩm với số lượng lớn. Trong những trường hợp này, số lượng đặt hàng có thể khác với số lượng thực tế đã giao, do đó việc lập hóa đơn theo số lượng thực tế đã giao sẽ phù hợp hơn.
Việc có khả năng tùy chọn các cách lập hóa đơn khác nhau mang lại sự linh hoạt hơn.
Để kích hoạt các tính năng chính sách lập hóa đơn cần thiết, hãy vào Ứng dụng Bán hàng ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt, và dưới tiêu đề Xuất hóa đơn, chọn quy tắc chính sách lập hóa đơn: Xuất hóa đơn theo số lượng hàng đã đặt hoặc Xuấthóa đơn theo số lượng hàng đã giao.
Quan trọng Nếu chọn quy tắc Xuấthóa đơn theo số lượng hàng đã giao, không thể kích hoạt tính năng Hóa đơn tự động, là tính năng tự động tạo hóa đơn khi thanh toán trực tuyến được xác nhận.
Trên bất kỳ trang sản phẩm nào, thông qua Ứng dụng Bán hàng ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm, tại Bảng điều khiển Sản phẩm, tìm tùy chọn Chính sách xuất hóa đơn nằm dưới tab Thông tin chung. Tùy chọn này có thể được thay đổi thủ công bằng cách sử dụng menu thả xuống.
Trong InnoERP Bán hàng, quy trình bán hàng cơ bản bắt đầu bằng việc tạo báo giá. Sau đó, báo giá được gửi đến khách hàng. Tiếp theo, báo giá cần được xác nhận để trở thành đơn bán hàng. Điều này, đến lượt nó, tạo ra hóa đơn.
Phân tích chi tiết tác động của các quy tắc chính sách lập hóa đơn đến quy trình bán hàng đã nêu trên:
Xuất hóa đơn theo số lượng hàng đã đặt: Không ảnh hưởng đến quy trình bán hàng cơ bản. Hóa đơn được tạo ngay khi đơn bán hàng được xác nhận.
Xuấthóa đơn theo số lượng hàng đã giao: Có ảnh hưởng nhỏ đến quy trình bán hàng, vì cần nhập số lượng đã giao vào đơn bán hàng thủ công hoặc sử dụng Ứng dụng Kho hàng để xác nhận số lượng đã giao trước khi tạo hóa đơn bằng Ứng dụng Bán hàng.
Cảnh báo Nếu người dùng cố gắng tạo hóa đơn mà không xác nhận số lượng đã giao, thông báo lỗi sau sẽ xuất hiện: Không có dòng nào có thể lập hóa đơn. Nếu một sản phẩm có chính sách lập hóa đơn theo số lượng đã giao, hãy đảm bảo rằng số lượng đã được giao.
Lưu ý Khi báo giá được xác nhận và trạng thái chuyển từ Báo giá đã gửi sang Đơn hàng bán, số lượng đã giao và số lượng đã lập hóa đơn có thể được xem trực tiếp từ đơn bán hàng. Điều này đúng cho cả hai tùy chọn quy tắc chính sách lập hóa đơn.
InnoERP tự động thêm số lượng vào hóa đơn, cả Số lượng đã giao và Số lượng đã xuất hóa đơn, ngay cả khi đó là giao hàng một phần khi báo giá được xác nhận.
Cuối cùng, có một số tùy chọn để tạo hóa đơn: Hóa đơn thông thường, Thanh toán trước (theo phần trăm) hoặc Thanh toán trước (số tiền cố định).
Thanh toán trước là khoản thanh toán một phần được thực hiện bởi người mua khi ký kết hợp đồng mua bán. Điều này ngụ ý rằng cả hai bên (người bán và người mua) cam kết đầy đủ để thực hiện hợp đồng.
Với việc thanh toán trước, người mua thanh toán một phần số tiền tổng cộng trong khi đồng ý trả số tiền còn lại vào một thời điểm sau. Đổi lại, người bán cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho người mua sau khi chấp nhận khoản thanh toán trước, tin tưởng rằng số tiền còn lại sẽ được thanh toán sau đó.
Khi đơn bán hàng được xác nhận, tùy chọn để tạo hóa đơn sẽ khả dụng thông qua nút Tạo hóa đơn nằm ở góc trên bên trái của biểu mẫu đơn bán hàng. Khi nhấp vào, một cửa sổ bật lên Tạo (các) hóa đơn sẽ xuất hiện.
Lưu ý
Hóa đơn sẽ được tự động tạo dưới dạng bản nháp, để có thể xem xét trước khi xác nhận.
Trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn, có 3 tùy chọn trong trường Tạo hóa đơn:
Hóa đơn thường xuyên
Khoản trả trước (phần trăm)
Khoản trả trước (số tiền cố định)
Lưu ý
Nếu chọn Hóa đơn thường xuyên, các trường khác sẽ biến mất vì chỉ liên quan đến cấu hình thanh toán trước.
Trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn, các tùy chọn thanh toán trước bao gồm:
Khoản trả trước (phần trăm)
Khoản trả trước (số tiền cố định)
Khi chọn tùy chọn Khoản trả trước mong muốn trong trường Tạo hóa đơn trên cửa sổ bật lên, nhập số tiền mong muốn dưới dạng tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền cố định trong trường Khoản trả trước.
Khi tất cả các trường đã được điền đầy đủ thông tin mong muốn, nhấp vào nút Tạo bản nháp. Khi nhấp vào nút này, InnoERP sẽ hiển thị Hóa đơn bán hàng nháp.
Trong tab Chi tiết hoá đơn của Hóa đơn khách hàng nháp, khoản thanh toán trước vừa được cấu hình trong cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn sẽ xuất hiện dưới dạng Sản phẩm.
Sau đó, chọn tài khoản phù hợp cho hóa đơn trong trường Tài khoản. Tiếp theo, chọn một mức thuế, nếu cần, trong trường thả xuống Thuế.
Lưu ý
Khi nhấp vào Sản phẩm thanh toán trước trong tab thông tin chung InnoERP sẽ hiển thị biểu mẫu sản phẩm cho khoản thanh toán trước.
Theo mặc định, Loại sản phẩm của các sản phẩm thanh toán trước được tạo ra cho hóa đơn được đặt là Dịch vụ, với Chính sách hóa đơn được đặt thành Trả trước/Giá cố định.
Sản phẩm này có thể được chỉnh sửa/thay đổi bất cứ lúc nào.
Cảnh báo
Nếu chọn Dựa trên số lượng giao hàng (Thủ công) làm Chính sách hóa đơn, hóa đơn sẽ không thể được tạo.
Ví dụ sau đây liên quan đến khoản thanh toán trước 50% trên một sản phẩm với Chính sách hóa đơn là Số lượng đặt hàng.
Đầu tiên, điều hướng đến Ứng dụng Bán hàng ‣ Mới, và thêm một Khách hàng vào báo giá.
Sau đó, nhấp vào Thêm sản phẩm trong tab Dòng đặt hàng, và chọn sản phẩm Tủ có cửa.
Khi đơn hàng được xác nhận (thông qua nút Xác nhận), báo giá chuyển thành đơn bán hàng. Khi điều này xảy ra, tạo và xem hóa đơn bằng cách nhấp vào Tạo hóa đơn.
Tiếp theo, trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn xuất hiện, chọn Khoản trả trước (theo tỷ lệ phần trăm), và nhập 50 vào trường Khoản trả trước.
Lưu ý
Các trường Tài khoản thu nhập và Thuế khách hàng không phải là trường bắt buộc, và sẽ không xuất hiện nếu chúng đã được cấu hình trong các yêu cầu thanh toán trước trước đó.
Cuối cùng, nhấp vào nút Tạo bản Nháp để tạo và xem hóa đơn nháp.
Khi nhấp vào Tạo bản Nháp, hóa đơn nháp sẽ xuất hiện, bao gồm khoản thanh toán trước được liệt kê là một sản phẩm trong tab Chi tiết hoá đơn.
Từ đây, hóa đơn có thể được xác nhận và đăng bằng cách nhấp vào nút Xác Nhận. Việc xác nhận hóa đơn sẽ thay đổi trạng thái từ Nháp sang Đã Đăng. Nó cũng sẽ hiển thị một loạt các nút mới ở đầu trang.
Từ các nút đó, thanh toán có thể được ghi nhận bằng cách nhấp vào nút Ghi Nhận Thanh Toán. Thao tác này sẽ hiển thị một cửa sổ bật lên Ghi Nhận Thanh Toán, trong đó thông tin cần thiết đã được tự động điền. Xác nhận rằng thông tin cung cấp là chính xác và thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào nếu cần. Khi sẵn sàng, nhấp vào nút Tạo Thanh Toán.
Sau khi nhấp vào Tạo Thanh Toán, InnoERP sẽ hiển thị hóa đơn khách hàng với biểu ngữ màu xanh Đang Thanh Toán ở góc trên bên phải.
Bây giờ, khi khách hàng muốn thanh toán số tiền còn lại của đơn hàng, cần tạo một hóa đơn khác. Để thực hiện điều đó, quay lại đơn bán hàng thông qua các liên kết điều hướng.
Trên đơn bán hàng, một phần mới Thanh Toán Trước xuất hiện trong tab Dòng Đơn Hàng, cùng với khoản thanh toán trước đã được lập hóa đơn và đăng.
Tiếp theo, nhấp vào nút Tạo Hóa Đơn.
Trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn, có hai trường mới: Đã xuất hóa đơn và Số tiền cần xuất hóa đơn.
Nếu số tiền còn lại sẵn sàng để được thanh toán, chọn tùy chọn Hóa đơn thường xuyên. InnoERP sẽ tạo hóa đơn cho số tiền chính xác cần thiết để hoàn thành thanh toán tổng, như được chỉ định trong trường Số tiền cần xuất hóa đơn.
Khi sẵn sàng, nhấp vào Tạo bản Nháp.
Thao tác này sẽ hiển thị một trang Hóa Đơn Khách Hàng Nháp khác, liệt kê tất cả các hóa đơn cho đơn bán hàng cụ thể đó trong tab Chi tiết hoá đơn. Mỗi mục Chi tiết hoá đơn hiển thị tất cả thông tin cần thiết liên quan đến từng hóa đơn.
Để hoàn thành quy trình, nhấp vào Xác Nhận, thay đổi trạng thái của hóa đơn từ Nháp sang Đã Đăng. Sau đó, nhấp vào Ghi Nhận Thanh Toán.
Một lần nữa, cửa sổ Ghi Nhận Thanh Toán xuất hiện, với tất cả các trường đã được tự động điền thông tin cần thiết, bao gồm số tiền còn lại cần thanh toán cho đơn hàng.
Sau khi xác nhận thông tin, nhấp vào Tạo Thanh Toán. Thao tác này sẽ hiển thị hóa đơn khách hàng cuối cùng với biểu ngữ màu xanh Đang Thanh Toán ở góc trên bên phải. Đồng thời, cả hai khoản thanh toán trước đều hiển thị trong tab Chi tiết hoá đơn.
Đến thời điểm này, quy trình đã hoàn tất.
Lưu ý
Quy trình này cũng có thể áp dụng với tùy chọn đặt cọc số tiền cố định.
Quan trọng
Nếu khoản đặt cọc được sử dụng với sản phẩm có chính sách lập hóa đơn theo số lượng đã giao và giá trị sản phẩm vượt quá khoản đặt cọc 50% (như trong hầu hết các trường hợp), hóa đơn thông thường sẽ được tạo.
Tuy nhiên, đối với các sản phẩm có giá trị thấp hơn khoản đặt cọc 50%, khoản đặt cọc sẽ không thể được khấu trừ khi lập hóa đơn cuối cùng cho khách hàng.
Điều này là do các sản phẩm cần phải được giao trước khi tạo hóa đơn cuối cùng vì InnoERP không cho phép tổng số âm trên hóa đơn.
Nếu chưa có gì được giao, một Biên Nhận Ghi Có sẽ được tạo, hủy hóa đơn nháp đã được lập sau khoản đặt cọc.
Để sử dụng tùy chọn Biên Nhận Ghi Có, ứng dụng Quản lý Kho hàng phải được cài đặt để xác nhận việc giao hàng. Nếu không, số lượng đã giao có thể được nhập thủ công trực tiếp trên đơn bán hàng.
Quy trình yêu cầu đặt cọc 100% tương tự như quy trình cài đặt khoản đặt cọc 50%, nhưng với ít bước hơn.
Lưu ý
Khoản đặt cọc 100% không giống như thanh toán đầy đủ cho đơn bán hàng.
Một đơn bán hàng đã được thanh toán thông qua quy trình hóa đơn thông thường sẽ không cho phép tạo thêm hóa đơn nào khác và sẽ không hiển thị nút Tạo Hóa Đơn trên Đơn Bán Hàng.
Việc thực hiện theo ví dụ này sẽ khiến nút Tạo Hóa Đơn hiển thị trên Đơn Bán Hàng. Điều này là do InnoERP dự kiến sẽ tạo một hóa đơn khác sau khoản đặt cọc để hoàn thành thanh toán cho đơn bán hàng.
Sản phẩm Canon EOS M50 được sử dụng trong ví dụ này.
Để cấu hình khoản đặt cọc 100%, bắt đầu bằng cách điều hướng đến ứng dụng Bán Hàng ‣ Mới, và thêm Khách Hàng vào báo giá.
Tiếp theo, nhấp vào Thêm sản phẩm trong tab Dòng Đơn Hàng, và chọn sản phẩm Canon EOS M50.
Sau khi nhấp vào nút Xác Nhận, báo giá sẽ trở thành đơn bán hàng. Tại thời điểm này, hóa đơn có thể được tạo bằng cách nhấp vào Tạo Hóa Đơn ở góc trên bên trái.
Trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn, chọn tùy chọn Khoản trả trước (phần trăm), và nhập 100 vào trường Khoản trả trước. Sau đó, nếu muốn, chọn Tài Khoản Thu Nhập và Thuế Khách Hàng trong các trường tương ứng.
Lưu ý
Các trường Tài Khoản Thu Nhập và Thuế Khách Hàng không phải là các trường bắt buộc và sẽ không hiển thị nếu chúng đã được cấu hình trong các yêu cầu đặt cọc trước đó.
Tiếp theo, nhấp vào Tạo Hóa Đơn Nháp để tạo hóa đơn nháp. Hóa đơn nháp này sẽ được hiển thị, bao gồm khoản Trả trước như một Sản Phẩm trong tab Chi tiết hoá đơn.
Hóa đơn có thể được xác nhận và đăng bằng cách nhấp vào Xác Nhận. Việc xác nhận hóa đơn sẽ thay đổi trạng thái từ Nháp sang Đã Đăng. Nó cũng hiển thị một loạt các nút mới ở đầu trang.
Thanh toán có thể được ghi nhận bằng cách nhấp vào nút Ghi Nhận Thanh Toán.
Thao tác này sẽ hiển thị cửa sổ bật lên Ghi Nhận Thanh Toán, với thông tin cần thiết đã được tự động điền. Xác nhận thông tin đã cung cấp là chính xác và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào. Khi sẵn sàng, nhấp vào Tạo Thanh Toán.
Sau khi nhấp vào Tạo Thanh Toán, InnoERP sẽ hiển thị hóa đơn khách hàng với biểu ngữ màu xanh Đang Thanh Toán ở góc trên bên phải.
Quy trình hiện đã hoàn tất, và khoản trả trước 100% đã được áp dụng thành công.
¶Điều chỉnh thuế khách hàng trên các khoản đặt cọc
Để điều chỉnh tài khoản thu nhập và thuế khách hàng đính kèm vào khoản đặt cọc, hãy điều hướng đến trang Sản Phẩm (ứng dụng Bán Hàng ‣ Sản Phẩm ‣ Sản Phẩm), tìm kiếm sản phẩm Đặt Cọc trong thanh tìm kiếm, và chọn sản phẩm đó để hiển thị trang chi tiết sản phẩm.
Trên trang sản phẩm Thanh toán trước, trong tab Thông Tin Chung, có thể điều chỉnh thuế bán hàng trong trường Thuế Bán Hàng.
¶Cách thay đổi liên kết tài khoản thu nhập cho các khoản thanh toán trước.
Điều chỉnh tài khoản thu nhập trên các khoản thanh toán trước Để thay đổi hoặc điều chỉnh tài khoản thu nhập đính kèm vào trang sản phẩm Đặt Cọc, cần phải cài đặt ứng dụng Kế Toán.
Khi ứng dụng Kế Toán được cài đặt, tab Kế Toán sẽ xuất hiện trên trang sản phẩm. Tab này sẽ không thể truy cập nếu chưa cài đặt ứng dụng Kế Toán.
Trong tab Kế Toán, tài khoản thu nhập có thể được thay đổi trong trường Tài Khoản Thu Nhập, nằm trong phần Phải Thu.
Hóa đơn chiếu lệ là một hóa đơn tóm tắt hoặc ước tính được gửi trước khi giao hàng hóa. Nó ghi rõ loại và số lượng hàng hóa, giá trị của chúng và các thông tin quan trọng khác như trọng lượng và chi phí vận chuyển.
Hóa đơn chiếu lệ thường được sử dụng như hóa đơn sơ bộ kèm theo báo giá. Chúng cũng được dùng trong quá trình nhập khẩu để phục vụ cho mục đích hải quan. Khác với hóa đơn thông thường, chúng không phải là một yêu cầu thanh toán.
Để sử dụng hóa đơn chiếu lệ, tính năng Hóa Đơn chiếu lệ phải được kích hoạt.
Để kích hoạt tính năng này, điều hướng đến ứng dụng Bán Hàng ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt, và trong mục Báo giá & Đơn hàng, bấm vào ô kiểm bên cạnh Hóa Đơn chiếu lệ. Sau đó, nhấn Lưu để lưu tất cả các thay đổi.
Khi tính năng Hóa Đơn chiếu lệ được kích hoạt, tùy chọn để gửi hóa đơn chiếu lệ hiện có sẵn trên bất kỳ báo giá hoặc đơn hàng nào, thông qua nút Gửi Hóa Đơn chiếu lệ.
Lưu ý Hóa đơn chiếu lệ không thể được gửi cho một đơn hàng hoặc báo giá nếu một hóa đơn cho khoản thanh toán trước đã được gửi hoặc cho một gói đăng ký định kỳ.
Trong cả hai trường hợp, nút Gửi Hóa Đơn chiếu lệ sẽ không xuất hiện.
Tuy nhiên, hóa đơn chiếu lệ có thể được gửi cho các dịch vụ, đăng ký sự kiện, khóa học, và/hoặc gói đăng ký mới. Hóa đơn chiếu lệ không giới hạn cho hàng hóa vật lý, tiêu dùng hoặc lưu trữ được.
Khi bấm vào nút Gửi Hóa Đơn chiếu lệ, một cửa sổ bật lên xuất hiện, từ đó email có thể được gửi đi.
Trong cửa sổ bật lên, trường Người nhận được tự động điền với khách hàng từ đơn hàng hoặc báo giá. Trường Chủ đề và nội dung email có thể được chỉnh sửa nếu cần.
Hóa đơn chiếu lệ được tự động đính kèm vào email dưới dạng tệp đính kèm.
Khi đã sẵn sàng, nhấn Gửi, và Odoo sẽ ngay lập tức gửi email kèm hóa đơn chiếu lệ tới khách hàng.
Mẹo Để xem trước hóa đơn chiếu lệ trông như thế nào, bấm vào tệp PDF ở dưới cùng cửa sổ email bật lên trước khi nhấn Gửi. Khi bấm vào, hóa đơn chiếu lệ sẽ được tải về ngay lập tức. Mở tệp PDF để xem (và kiểm tra) hóa đơn chiếu lệ.
Lập hóa đơn dựa trên thời gian và/hoặc vật liệu thường được sử dụng khi không thể ước tính chính xác quy mô của một dự án hoặc khi các yêu cầu của dự án có thể thay đổi.
Điều này khác với hợp đồng giá cố định, khi khách hàng đồng ý trả một tổng số tiền xác định cho việc hoàn thành hợp đồng—bất kể phải chi trả bao nhiêu cho nhân viên, nhà thầu phụ, nhà cung cấp, và những chi phí khác.
Ứng dụng InnoERP Bán hàng có thể lập hóa đơn cho thời gian và các chi phí khác nhau (ví dụ: vận chuyển, lưu trú), cũng như các khoản mua sắm cần thiết để hoàn thành một đơn hàng.
Trước tiên, để theo dõi chính xác tiến độ của một dự án, các ứng dụng InnoERP Dự án và Kế toán phải được cài đặt.
Để cài đặt ứng dụng Dự án, điều hướng đến bảng điều khiển chính của InnoERP ‣ Ứng dụng. Sau đó, trên trang Ứng dụng, tìm khối ứng dụng Dự án và nhấp vào Cài đặt. Trang sẽ tự động làm mới và quay lại bảng điều khiển chính của InnoERP, nơi ứng dụng Dự án đã có sẵn để truy cập.
Lặp lại quy trình tương tự để cài đặt ứng dụng Kế toán.
Sau khi cài đặt, nhấp vào biểu tượng ứng dụng Kế toán từ bảng điều khiển chính của InnoERP, và điều hướng đến Cấu hình ‣ Cài đặt. Trên trang Cài đặt, cuộn xuống phần Phân tích, và đảm bảo ô bên cạnh Kế toán Phân tích được đánh dấu.
Sau đó, nhấp vào Lưu để lưu tất cả thay đổi.
Tiếp theo, điều hướng đến bảng điều khiển chính của InnoERP ‣ Ứng dụng Dự án ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt. Trên trang Cài đặt, trong phần Quản lý Thời gian, đảm bảo rằng ô bên cạnh tính năng Bảng chấm công được đánh dấu.
Với tính năng Bảng chấm công đã được kích hoạt trong ứng dụng Dự án, giờ đây có thể lập hóa đơn cho thời gian làm việc trên một dự án, nhưng chỉ khi các cấu hình sản phẩm sau đã được thực hiện.
Quan trọng: Lập hóa đơn cho thời gian làm việc trên một dự án chỉ có thể thực hiện với các sản phẩm có Loại sản phẩm được đặt là Dịch vụ trên biểu mẫu sản phẩm.
Để cấu hình một sản phẩm dịch vụ, trước tiên điều hướng đến Ứng dụng Bán hàng ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm. Trên trang Sản phẩm, chọn sản phẩm dịch vụ cần được cấu hình hoặc nhấp vào Tạo mới để tạo một sản phẩm mới.
Từ biểu mẫu sản phẩm, trong tab Thông tin chung, đặt Loại sản phẩm thành Dịch vụ. Sau đó, mở menu thả xuống trong trường Chính sách xuất hóa đơn và chọn Dựa trên Bảng chấm công.
Tiếp theo, từ menu thả xuống Tạo từ đơn hàng, chọn Dự án & Nhiệm vụ. Cài đặt này cho biết rằng khi một đơn bán hàng được tạo với sản phẩm dịch vụ cụ thể này, một dự án và nhiệm vụ mới sẽ được tạo trong ứng dụng Dự án.
Lưu ý
Tùy chọn Nhiệm vụ có thể được chọn thay thế từ menu thả xuống Tạo khi đặt hàng. Nếu chọn Nhiệm vụ, hãy chọn một dự án hiện có mà nhiệm vụ sẽ xuất hiện trong trường Dự án, trường này chỉ xuất hiện khi Nhiệm vụ được chọn trong trường Tạo khi đặt hàng.
Sau khi cấu hình sản phẩm dịch vụ với Chính sách xuất hóa đơn và tùy chọn Tạo từ đơn hàng chính xác, có thể thêm thời gian làm việc vào một đơn bán hàng.
Để xem điều này hoạt động như thế nào, điều hướng đến Ứng dụng Bán hàng ‣ Tạo mới để mở một biểu mẫu báo giá trống. Sau đó, tiến hành thêm Khách hàng, và trong tab Chi tiết đơn hàng, nhấp vào Thêm sản phẩm, và chọn sản phẩm dịch vụ đã được cấu hình đúng từ menu thả xuống.
Tiếp theo, nhấp vào Xác nhận để xác nhận đơn hàng.
Sau khi xác nhận đơn bán hàng, hai nút thông minh sẽ xuất hiện ở đầu biểu mẫu đơn hàng: Dự án và Nhiệm vụ.
Nếu nhấp vào nút thông minh Dự án, hệ thống sẽ hiển thị dự án cụ thể liên quan đến đơn bán hàng này. Nếu nhấp vào nút thông minh Nhiệm vụ, hệ thống sẽ hiển thị nhiệm vụ dự án cụ thể liên quan đến đơn bán hàng này. Cả hai cũng có thể được truy cập trong ứng dụng Dự án.
Để thêm thời gian làm việc vào một đơn bán hàng, nhấp vào nút thông minh Nhiệm vụ.
Trên biểu mẫu nhiệm vụ, chọn tab Bảng chấm công. Từ tab Bảng chấm công, nhân viên có thể được phân công làm việc trên dự án, và thời gian họ làm việc trên nhiệm vụ có thể được thêm bởi nhân viên hoặc người tạo đơn bán hàng.
Để thêm nhân viên và thời gian làm việc trên nhiệm vụ, nhấp vào Thêm dòng trong tab Bảng chấm công. Sau đó, chọn Ngày và Nhân viên thích hợp. Cũng có tùy chọn thêm mô tả ngắn gọn về công việc đã làm trong cột Mô tả, nhưng điều này không bắt buộc.
Cuối cùng, nhập số thời gian làm việc trên nhiệm vụ vào cột Số giờ đã làm, và nhấp ra ngoài để hoàn tất dòng đó trong tab Bảng chấm công.
Lưu ý: Thời gian được nhập trong cột Số giờ đã làm sẽ được phản ánh ngay lập tức trong trường Thời gian đã phân bổ (nằm gần đầu biểu mẫu nhiệm vụ) dưới dạng phần trăm, cho biết mức độ hoàn thành của tổng số giờ làm việc đã phân bổ.
Thông tin tương tự cũng được hiển thị dưới dạng giờ số trong các trường Số giờ đã làm và Số giờ còn lại, nằm ở cuối tab Bảng chấm công.
Lặp lại quy trình này cho từng nhân viên và số giờ đã làm việc trên dự án.
Sau khi tất cả nhân viên cần thiết và thời gian làm việc đã được thêm vào nhiệm vụ dự án, quay lại đơn bán hàng để lập hóa đơn cho khách hàng về số giờ đó. Để thực hiện điều này, nhấp vào nút thông minh Đơn bán hàng ở đầu biểu mẫu nhiệm vụ hoặc quay lại đơn bán hàng thông qua các liên kết breadcrumb, nằm ở góc trên bên trái màn hình.
Trở lại biểu mẫu đơn bán hàng, thời gian đã thêm vào nhiệm vụ sẽ được phản ánh trong tab Dòng đơn hàng (trong cột Số lượng đã giao) và trong nút thông minh Số giờ đã ghi nhận mới ở đầu đơn bán hàng.
Để lập hóa đơn cho khách hàng về thời gian làm việc trên dự án, nhấp vào Tạo hóa đơn, và chọn Hóa đơn thường xuyên từ cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn. Sau đó, nhấp vào Tạo bản nháp.
Thao tác này sẽ hiển thị một Hóa đơn nháp cho khách hàng, hiển thị rõ ràng tất cả công việc đã thực hiện trong tab Dòng hóa đơn.
Mẹo: Hãy chú ý đến cột Phân bổ phân tích trong Hóa đơn khách hàng, vì thông tin này cần thiết để đảm bảo các nhiệm vụ lập hóa đơn thời gian/vật liệu khác được hoàn thành đúng và chính xác.
Nhấp vào Xác nhận để xác nhận hóa đơn và tiếp tục quy trình lập hóa đơn.
Xem thêm: Lập hóa đơn dựa trên số lượng đã giao hoặc đã đặt hàng.
Để theo dõi và lập hóa đơn chi phí liên quan đến một đơn bán hàng, ứng dụng InnoERP Chi phí phải được cài đặt.
Để cài đặt ứng dụng Chi phí, điều hướng đến bảng điều khiển chính của InnoERP ‣ Ứng dụng. Sau đó, trên trang Ứng dụng, tìm khối ứng dụng Chi phí và nhấp vào Kích hoạt.
Trang sẽ tự động làm mới và quay lại bảng điều khiển chính của InnoERP, nơi ứng dụng Chi phí đã có sẵn để truy cập.
Để thêm chi phí vào một đơn bán hàng, trước tiên hãy điều hướng đến ứng dụng Chi phí. Sau đó, từ bảng điều khiển chính của Chi phí, nhấp vào Mới, mở ra một biểu mẫu chi phí trống.
Trên biểu mẫu chi phí, thêm Mô tả của chi phí (ví dụ: Nghỉ khách sạn, Vé máy bay). Tiếp theo, trong trường Danh mục, chọn tùy chọn thích hợp từ menu thả xuống (ví dụ: Bữa ăn, Số dặm, Du lịch & Lưu trú).
Lưu ý: Các danh mục chi phí có thể được thêm và chỉnh sửa bằng cách điều hướng đến Ứng dụng Chi phí ‣ Cấu hình ‣ Danh mục Chi phí.
Sau đó, nhập tổng số tiền của chi phí vào trường Tổng, cũng như bất kỳ Thuế bao gồm nào áp dụng. Tiếp theo, đảm bảo rằng Nhân viên chính xác đã được chọn, và chỉ định người thanh toán chi phí trong trường Đã thanh toán bởi: Nhân viên (để hoàn trả) hoặc Công ty.
Tiếp theo, trong trường Khách hàng để lập hóa đơn, chọn đơn bán hàng thích hợp từ menu thả xuống. Sau đó, chọn cùng thông tin đơn bán hàng đó từ trường Phân bổ phân tích.
Lưu ý: Trường Phân bổ phân tích chỉ có đơn bán hàng tương ứng làm tùy chọn nếu đơn bán hàng chứa sản phẩm dịch vụ được lập hóa đơn dựa trên Bảng chấm công, Các mốc, hoặc Số lượng đã giao.
Nếu có bất kỳ biên nhận nào cần được tải lên và đính kèm vào chi phí, nhấp vào nút Đính kèm biên nhận, và tải lên các tài liệu cần thiết vào chi phí. Điều này không bắt buộc, nhưng có thể ảnh hưởng đến việc chi phí có được phê duyệt hay không.
Khi tất cả thông tin đã được nhập, nhấp vào Tạo báo cáo để tạo báo cáo chi phí chi tiết tất cả thông tin chi phí vừa nhập.
Sau đó, có tùy chọn trình cho người quản lý để phê duyệt. Khi đã được phê duyệt, báo cáo sẽ hiển thị trong Bảng lương tiếp theo.
Để minh họa quy trình hoàn chỉnh trong ví dụ này, chọn Gửi đến quản lý. Sau đó, quản lý sẽ nhấp vào Phê duyệt để phê duyệt chi phí này, và nhấp vào Hạch toán bút toán để ghi nhận chi phí này vào sổ cái kế toán.
Để lập hóa đơn cho khách hàng về một chi phí trên đơn bán hàng, điều hướng đến đơn bán hàng liên quan, thông qua ứng dụng Bán hàng hoặc từ Kê khai chi tiêu trong ứng dụng Chi phí. Từ Kê khai chi tiêu, nhấp vào nút thông minh Đơn bán hàng ở đầu trang.
Nếu báo cáo chi phí đã được liên kết với đơn bán hàng, chi phí mới được cấu hình sẽ có dòng riêng trong tab Dòng đơn hàng và có thể được lập hóa đơn cho khách hàng.
Để lập hóa đơn cho khách hàng về chi phí trên đơn bán hàng, nhấp vào Tạo hóa đơn, chọn Hóa đơn thường xuyên từ cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn, sau đó nhấp vào Tạo bản nháp.
Thao tác này sẽ hiển thị Hóa đơn nháp cho khách hàng cho chi phí. Sau đó, quy trình lập hóa đơn có thể được hoàn thành như bình thường.
Để lập hóa đơn cho khách hàng về các khoản mua sắm trên đơn bán hàng, ứng dụng Mua hàng phải được cài đặt.
Để cài đặt ứng dụng Mua hàng, điều hướng đến bảng điều khiển chính của InnoERP ‣ Ứng dụng. Sau đó, trên trang Ứng dụng, tìm khối ứng dụng Mua hàng và nhấp vào Kích hoạt. Trang sẽ tự động làm mới và quay lại bảng điều khiển chính của InnoERP, nơi ứng dụng Mua hàng đã có sẵn để truy cập.
Để thêm một khoản mua sắm vào đơn bán hàng, trước tiên cần tạo một đơn mua hàng. Để tạo đơn mua hàng, điều hướng đến Ứng dụng Mua hàng ‣ Tạo mới để mở một biểu mẫu đơn mua hàng trống.
Trước tiên, thêm Nhà cung cấp vào đơn mua hàng. Sau đó, trong tab Sản phẩm, nhấp vào menu thả xuống tùy chọn cột bổ sung, được biểu thị bằng hai đường ngang với các chấm, nằm ở phía bên phải của tiêu đề cột. Từ menu thả xuống đó, chọn Phân bổ phân tích.
Sau khi thêm cột Phân bổ phân tích vào tiêu đề trên tab Sản phẩm của biểu mẫu đơn mua hàng, tiến hành thêm sản phẩm vào đơn mua hàng. Để thực hiện điều đó, nhấp vào Thêm sản phẩm, và chọn sản phẩm mong muốn từ menu thả xuống. Lặp lại đối với tất cả các sản phẩm cần thêm.
Quan trọng: Để một khoản mua sắm được lập hóa đơn đúng cách trên một đơn bán hàng, sản phẩm trên đơn mua hàng phải được đánh dấu là Có thể được chi tiêu, có Chính sách xuất hóa đơn được đặt thành Số lượng đã giao, và có tùy chọn Theo giá gốc được chọn trong trường Tái lập hóa đơn chi phí trên biểu mẫu sản phẩm của nó.
Sau đó, chọn Phân bổ phân tích thích hợp liên quan đến đơn bán hàng mà đơn mua hàng này liên quan đến. Để thực hiện điều đó, nhấp vào trường Phân bổ phân tích trống để hiển thị cửa sổ bật lên Phân tích.
Tiếp theo, từ menu thả xuống Phòng ban, chọn phân bổ phân tích liên quan đến đơn bán hàng mong muốn để lập hóa đơn cho khoản mua sắm.
Khi tất cả thông tin đã được nhập vào tab Sản phẩm của đơn mua hàng, xác nhận đơn hàng bằng cách nhấp vào Xác nhận đơn hàng. Sau đó, nhấp vào Nhận sản phẩm khi các sản phẩm đã được nhận. Điều này sẽ tạo ra một biểu mẫu biên nhận.
Lưu ý: Nếu cần nhập số sê-ri/số lô trước khi xác nhận biên nhận sản phẩm, thì trên biểu mẫu biên nhận, nhấp vào biểu tượng chi tiết được biểu thị bằng bốn đường ngang ở phía bên phải của dòng sản phẩm.
Thao tác này sẽ hiển thị tab Hoạt động chi tiết, nơi có thể thêm Số lô/Số sê-ri cần thiết và Số lượng đã thực hiện. Khi đã sẵn sàng, nhấp vào Xác nhận để xác nhận dữ liệu.
Sau đó, nhấp vào Xác nhận để xác nhận đơn mua hàng.
Tiếp theo, quay lại đơn mua hàng thông qua các liên kết breadcrumb ở đầu trang và nhấp vào Tạo hóa đơn để tạo hóa đơn nhà cung cấp có thể được lập hóa đơn cho khách hàng trên đơn bán hàng đính kèm.
Lưu ý: Hãy chắc chắn nhập Ngày hóa đơn trên Hóa đơn nhà cung cấp nháp trước khi xác nhận. Nếu không nhập Ngày hóa đơn, một cửa sổ lỗi sẽ xuất hiện, yêu cầu thông tin này phải được nhập trước khi có thể xác nhận.
Sau đó, nhấp vào Xác nhận để xác nhận hóa đơn nhà cung cấp, hóa đơn này sẽ tự động được thêm vào đơn bán hàng, nơi có thể được lập hóa đơn trực tiếp cho khách hàng đính kèm.
Để lập hóa đơn cho khách hàng về một khoản mua sắm trên đơn bán hàng, trước tiên hãy thêm khoản mua sắm vào đơn bán hàng, sau đó điều hướng đến đơn bán hàng mong muốn trong ứng dụng Bán hàng.
Trên đơn bán hàng được đính kèm với đơn mua hàng, sản phẩm đã mua giờ đây có dòng riêng trong tab Dòng đơn hàng và sẵn sàng để được lập hóa đơn.
Để lập hóa đơn cho khách hàng về khoản mua sắm, chỉ cần nhấp vào Tạo hóa đơn, chọn Hóa đơn thườngxuyên từ cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn, sau đó nhấp vào Tạo bản nháp.
Thao tác này sẽ hiển thị một Hóa đơn nháp cho khách hàng với sản phẩm từ đơn mua hàng mới được thêm vào trong tab Dòng hóa đơn.
Để hoàn tất quy trình lập hóa đơn, nhấp vào Xác nhận để xác nhận hóa đơn, sau đó nhấp vào Ghi nhận thanh toán trong biểu mẫu bật lên Ghi nhận thanh toán.
Lập hóa đơn dựa trên các mốc dự án có thể được sử dụng cho các dự án lớn hoặc có chi phí cao. Chuỗi các mốc trong một dự án thể hiện một trình tự công việc rõ ràng sẽ dẫn đến hoàn thành dự án và/hoặc hợp đồng.
Phương pháp lập hóa đơn này đảm bảo công ty có dòng tiền ổn định trong suốt thời gian thực hiện dự án. Khách hàng có thể theo dõi sát sao từng giai đoạn phát triển của dự án khi nó diễn ra, ngoài ra còn có thể thanh toán hóa đơn lớn thành nhiều đợt thay vì trả một lần.
Trong InnoERP, mỗi mốc của một dự án được coi là một sản phẩm riêng lẻ.
Để tạo và/hoặc cấu hình sản phẩm hoạt động như vậy, trước tiên điều hướng đến Ứng dụng Bán hàng ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm. Sau đó, nhấp vào một sản phẩm hoặc tạo sản phẩm mới bằng cách nhấp vào Mới.
Tùy chọn lập hóa đơn dựa trên các mốc chỉ khả dụng cho một số loại sản phẩm nhất định.
Trên biểu mẫu sản phẩm, dưới tab Thông tin chung, trường Loại sản phẩm phải được đặt thành một trong các tùy chọn sau: Dịch vụ, Vé sự kiện, Gian hàng sự kiện, hoặc Khóa học.
Với bất kỳ tùy chọn Loại sản phẩm nào trong số đó được chọn, hãy chọn Dựa trên các mốc từ menu thả xuống Chính sách xuất hóa đơn.
Bên dưới đó là trường Tạo khi đặt hàng.
Để đảm bảo quy trình làm việc diễn ra mượt mà nhất có thể, nên chọn một tùy chọn trong trường Tạo khi đặt hàng.
Lưu ý: Để trường ở tùy chọn mặc định Không có gì sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình làm việc mong muốn. Tuy nhiên, một dự án sau đó phải được tạo trực tiếp từ biểu mẫu đơn bán hàng với sản phẩm cụ thể đó. Khi dự án được tạo, các mốc và nhiệm vụ có thể được tạo và cấu hình.
Khi tùy chọn mặc định Không có gì của trường Tạo khi đặt hàng được nhấp vào, một menu thả xuống sẽ hiển thị với các tùy chọn sau:
Nhiệm vụ: InnoERP tạo một nhiệm vụ liên quan đến sản phẩm mốc này trong ứng dụng Dự án khi sản phẩm cụ thể này được đặt hàng.
Dự án & Nhiệm vụ: InnoERP tạo một dự án và nhiệm vụ liên quan đến sản phẩm mốc này trong ứng dụng Dự án khi sản phẩm cụ thể này được đặt hàng.
Dự án: InnoERP tạo một dự án liên quan đến sản phẩm mốc này trong ứng dụng Dự án khi sản phẩm cụ thể này được đặt hàng.
Khi Nhiệm vụ được chọn, một trường Dự án sẽ xuất hiện. Trong trường này, chọn dự án hiện có trong ứng dụng Dự án mà nhiệm vụ được tạo sẽ được kết nối.
Khi Dự án & Nhiệm vụ hoặc Dự án được chọn, hai trường mới sẽ xuất hiện: Mẫu dự án và Mẫu không gian làm việc.
Trường Mẫu dự án cung cấp các tùy chọn mẫu để sử dụng cho dự án sẽ được tạo khi sản phẩm cụ thể này được đặt hàng.
Trường Mẫu không gian làm việc cung cấp các tùy chọn mẫu để sử dụng cho không gian làm việc (dành cho ứng dụng Tài liệu, không phải ứng dụng Dự án) sẽ được tự động tạo ra cho dự án khi sản phẩm cụ thể này được đặt hàng.
Mẹo: Để tổ chức tốt hơn, nhấp vào tab Bán hàng trên biểu mẫu sản phẩm và nhập một mô tả tùy chỉnh liên quan đến 'Mốc' trong trường Mô tả bán hàng. Thông tin này sẽ xuất hiện trong cột Mô tả trên tab Dòng đơn hàng của đơn bán hàng.
Hoặc, chỉnh sửa/sửa đổi trực tiếp trường Mô tả trên tab Dòng đơn hàng của đơn bán hàng.
Lưu ý: Quy trình sau đây bao gồm ba sản phẩm mốc có Loại sản phẩm được đặt là Dịch vụ và Nhiệm vụ được đặt trong trường Tạo khi đặt hàng.
Những nhiệm vụ đó sau đó được đính kèm vào một Dự án đã tồn tại, trong trường hợp này, có tiêu đề là Dự án tái thương hiệu.
Để lập hóa đơn các mốc, tạo một đơn bán hàng với các sản phẩm mốc. Để thực hiện điều đó, đi tới Ứng dụng Bán hàng ‣ Tạo mới. Thao tác này sẽ hiển thị một biểu mẫu báo giá trống.
Từ biểu mẫu báo giá này, thêm Khách hàng. Sau đó, nhấp vào Thêm sản phẩm trong tab Dòng đơn hàng. Tiếp theo, thêm sản phẩm mốc vào tab Dòng đơn hàng.
Khi các sản phẩm mốc tương ứng đã được thêm, nhấp vào Xác nhận để xác nhận đơn hàng, biến báo giá thành đơn bán hàng.
Khi đơn hàng được xác nhận, các nút thông minh mới sẽ xuất hiện ở đầu đơn bán hàng dựa trên những gì đã được chọn trong trường Tạo khi đặt hàng trên biểu mẫu sản phẩm.
Từ đơn bán hàng, nhấp vào nút thông minh Mốc. Thao tác này sẽ hiển thị một trang Mốc trống. Nhấp vào Tạo mới để thêm các mốc.
Nhập Tên cho mốc. Tiếp theo, áp dụng nó cho Mục đơn bán hàng tương ứng. Cuối cùng, gán Hạn chót cho mốc, nếu muốn.
Lặp lại quy trình đó cho tất cả các mục đơn hàng mốc.
Sau đó, quay lại đơn bán hàng thông qua các liên kết breadcrumb. Từ đơn bán hàng, nhấp vào nút thông minh Nhiệm vụ. Thao tác này sẽ hiển thị một trang Nhiệm vụ với một nhiệm vụ cho mỗi mục đơn hàng có tùy chọn đó được chỉ định trong trường Tạo khi đặt hàng.
Nhập Tên cho mốc. Tiếp theo, áp dụng nó cho Mục đơn bán hàng tương ứng. Cuối cùng, gán Hạn chót cho mốc, nếu muốn.
Lặp lại quy trình đó cho tất cả các mục đơn hàng mốc.
Sau đó, quay lại đơn bán hàng thông qua các liên kết breadcrumb. Từ đơn bán hàng, nhấp vào nút thông minh Nhiệm vụ. Thao tác này sẽ hiển thị một trang Nhiệm vụ với một nhiệm vụ cho mỗi mục đơn hàng có tùy chọn đó được chỉ định trong trường Tạo khi đặt hàng.
Lặp lại quy trình này cho tất cả các nhiệm vụ mốc.
Với những nhiệm vụ được cấu hình đúng cách, nhân viên đăng nhập tiến độ khi họ làm việc trên nhiệm vụ, cùng với việc thêm bất kỳ ghi chú nào liên quan đến nhiệm vụ.
Sau đó, khi nhiệm vụ đó hoàn thành, điều đó có nghĩa là mốc đã được đạt. Tại thời điểm đó, đã đến lúc lập hóa đơn cho mốc đó.
Để lập hóa đơn cho một mốc, trước tiên quay lại đơn bán hàng — thông qua các liên kết breadcrumb hoặc điều hướng đến Ứng dụng Bán hàng ‣ Đơn hàng ‣ Đơn hàng và chọn đơn bán hàng thích hợp.
Trở lại biểu mẫu đơn bán hàng, nhấp vào nút thông minh Mốc và đánh dấu vào ô trong cột Đã đạt được cho nhiệm vụ cụ thể đó.
Tiếp theo, quay lại đơn bán hàng — bằng cách nhấp vào Xem đơn bán hàng trên trang Mốc hoặc thông qua các liên kết breadcrumb.
Trở lại đơn bán hàng, dòng mục cho mốc đã đạt được sẽ có cột Số lượng đã giao được điền. Điều này là do mốc đã được đạt, và do đó đã được giao.
Nhấp vào Tạo hóa đơn ở góc trên bên trái. Thao tác này sẽ hiển thị một cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn.
Trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn, để tùy chọn Tạo hóa đơn ở lựa chọn mặc định Hóa đơn thông thường, và nhấp vào nút Tạo hóa đơn nháp.
Khi nhấp vào Tạo hóa đơn nháp, InnoERP sẽ hiển thị Hóa đơn nháp cho khách hàng, chỉ hiển thị mốc đã đạt được trong tab Dòng hóa đơn.
Từ trang hóa đơn này, nhấp vào nút Xác nhận để xác nhận hóa đơn. Sau đó, khi khách hàng đã thanh toán cho mốc này, nhấp vào Ghi nhận thanh toán.
Khi Ghi nhận thanh toán được nhấp, một cửa sổ bật lên Ghi nhận thanh toán sẽ xuất hiện.
Trên cửa sổ bật lên này, xác nhận tính chính xác của các trường được điền tự động, sau đó nhấp vào Tạo thanh toán.
Khi được nhấp, cửa sổ bật lên sẽ biến mất, và InnoERP sẽ quay lại hóa đơn cho mốc đó, hóa đơn này giờ đây có biểu ngữ màu xanh lá Đang thanh toán ở góc trên bên phải. Biểu ngữ này cho biết hóa đơn đã được thanh toán.
Sau đó, quay lại đơn bán hàng thông qua các liên kết breadcrumb. Trở lại đơn bán hàng, trong tab Dòng đơn hàng, mốc đã đạt được, đã được lập hóa đơn và thanh toán, giờ đây có cột Đã lập hóa đơn được điền.
Ngoài ra, có một nút thông minh Hóa đơn mới ở đầu đơn bán hàng. Nhấp vào nút này sẽ hiển thị tất cả các hóa đơn được kết nối với đơn bán hàng này.
Đơn giản lặp lại quy trình trên cho từng mốc khi nó được thực hiện và sau đó hoàn thành.
Tiếp tục quy trình đó cho đến khi toàn bộ dự án được hoàn thành, từng mốc đã được lập hóa đơn, và toàn bộ đơn hàng đã được thanh toán đầy đủ.
Khi làm việc trên một dự án cho khách hàng, nhân viên thường phải chi tiền của mình cho các chi phí liên quan đến dự án.
Ví dụ, một nhân viên có thể cần sử dụng tiền của mình để trả tiền khách sạn khi cung cấp dịch vụ tại chỗ cho khách hàng. Là một công ty, chi phí này nên được tái lập hóa đơn cho khách hàng. Với InnoERP, các loại chi phí này có thể nhanh chóng được tái lập hóa đơn cho khách hàng liên quan đến dự án.
Để có thể tái lập hóa đơn cho khách hàng về một chi phí, ứng dụng Chi phí phải được cài đặt.
Để cài đặt ứng dụng Chi phí, điều hướng đến bảng điều khiển chính của InnoERP ‣ Ứng dụng, và nhấp vào Cài đặt trên khối ứng dụng Chi phí. Khi được nhấp, InnoERP sẽ cài đặt ứng dụng, làm mới trang, và quay lại bảng điều khiển chính của InnoERP.
Để bắt đầu, hãy có một đơn bán hàng đã được xác nhận trong ứng dụng Bán hàng mà chi phí tái lập hóa đơn có thể được thêm vào. Hoặc, tạo một đơn bán hàng mới từ đầu. Để làm điều đó, điều hướng đến Ứng dụng Bán hàng ‣ Tạo mới. Thao tác này sẽ hiển thị một biểu mẫu báo giá trống.
Sau đó, thêm Khách hàng, và thêm một sản phẩm vào tab Dòng đơn hàng bằng cách nhấp vào Thêm sản phẩm. Tiếp theo, chọn một sản phẩm từ menu thả xuống.
Cuối cùng, nhấp vào Xác nhận để xác nhận đơn bán hàng.
Với đơn bán hàng đã được xác nhận, đã đến lúc tạo một chi phí.
Để làm điều đó, điều hướng đến ứng dụng Chi phí bằng cách đi đến bảng điều khiển chính của InnoERP ‣ Chi phí.
Sau đó, từ bảng điều khiển Chi phí, nhấp vào Tạo mới để hiển thị một biểu mẫu chi phí trống.
Trên biểu mẫu chi phí, thêm Mô tả để dễ dàng tham chiếu đến chi phí.
Sau đó, trong trường Danh mục, chọn một trong các tùy chọn sau từ menu thả xuống:
Liên lạc: bất kỳ hình thức liên lạc nào liên quan đến dự án/đơn hàng.
Khác: chi phí không thuộc bất kỳ danh mục nào khác.
Bữa ăn: bất kỳ chi phí bữa ăn nào liên quan đến dự án/đơn hàng.
Quà tặng: bất kỳ chi phí quà tặng nào liên quan đến dự án/đơn hàng.
Số dặm: bất kỳ chi phí số dặm (xăng) nào liên quan đến dự án/đơn hàng.
Du lịch & Lưu trú: bất kỳ chi phí du lịch hoặc lưu trú nào liên quan đến dự án/đơn hàng.
Mẹo: Các danh mục chi phí mới có thể được tạo từ một biểu mẫu chi phí bằng cách nhấp vào menu thả xuống trường Danh mục, chọn Xem tất cả, và nhấp vào Tạo mới từ cửa sổ bật lên Tìm kiếm: Danh mục.
Trong quy trình mẫu này, chi phí sẽ được tái lập hóa đơn cho khách hàng cho một kỳ nghỉ khách sạn ngắn, danh mục cho ví dụ này là [DU LỊCH & LƯU TRÚ] Du lịch & Lưu trú.
Lưu ý: Ví dụ sau đây yêu cầu các ứng dụng Bán hàng, Kế toán, và Chi phí để xem/chỉnh sửa tất cả các trường được đề cập trong quy trình làm việc.
Bên dưới trường Danh mục, nhập số tiền cần chi tiêu vào trường Tổng.
Tiếp theo, chỉ định xem có bất kỳ Thuế bao gồm nào trong tổng số tiền hay không. Nếu một mức thuế đã cấu hình trước được chọn từ trường Thuế bao gồm, InnoERP sẽ tự động tính số tiền thuế dựa trên số tiền đã nhập trong trường Tổng.
Sau đó, chọn Nhân viên nào chịu trách nhiệm về chi phí và chọn một tùy chọn trong trường Đã thanh toán bởi: Nhân viên (để hoàn trả) hoặc Công ty.
Trong trường hợp này, nhân viên của chúng tôi đã trả tiền khách sạn bằng tiền của mình, vì vậy tùy chọn Nhân viên (để hoàn trả) được chọn.
Ở phía bên phải của biểu mẫu chi phí, có tùy chọn để thêm Tham chiếu hóa đơn. Bên dưới đó, các trường Ngày chi phí và Tài khoản được điền tự động.
Lưu ý: Trường Ngày chi phí và Tài khoản có thể được chỉnh sửa nếu cần.
Tiếp theo, trong trường Khách hàng để lập hóa đơn, nhấp vào trường trống để hiển thị menu thả xuống. Từ menu thả xuống này, chọn đơn bán hàng thích hợp mà chi phí này sẽ được đính kèm. Trường này phải được điền để tái lập hóa đơn chi phí cho khách hàng.
Cuối cùng, tùy chọn chỉnh sửa các trường Phân bổ phân tích và Công ty có sẵn. Các trường này không bắt buộc để hoàn thành việc tái lập hóa đơn chi phí cho khách hàng nhưng có thể được chỉnh sửa nếu cần.
Ngoài ra, ở cuối biểu mẫu chi phí, có phần Ghi chú..., nơi có thể thêm bất kỳ ghi chú nào liên quan đến chi phí này nếu cần.
Ở đầu biểu mẫu chi phí, có các nút Đính kèm biên nhận, Tạo báo cáo, và Chia sẻ chi phí.
Nếu có biên nhận vật lý hoặc kỹ thuật số cần được đính kèm vào chi phí, nhấp vào Đính kèm biên nhận.
Nếu chi phí này cần được chia nhỏ, nhấp vào Chia sẻ chi phí. Tính năng này có thể được sử dụng vì nhiều lý do (chia chi phí với một nhân viên khác, để phù hợp với các mức thuế khác nhau, v.v.).
Nếu không cần sử dụng bất kỳ tùy chọn nào trong số này, nhấp vào Tạo báo cáo để xác nhận báo cáo chi phí vừa được cấu hình.
Thao tác này sẽ hiển thị Tóm tắt báo cáo chi phí cho chi phí mới.
Tại đây, khi các chi tiết liên quan đến chi phí đã được xác nhận, nhấp vào Trình cho người quản lý. Thao tác này sẽ gửi báo cáo chi phí đến quản lý phê duyệt, người sẽ xem xét chi phí.
Quản lý chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt chi phí sẽ kiểm tra các chi tiết liên quan đến chi phí, và nếu không có vấn đề gì, họ sẽ nhấp vào nút Phê duyệt — nút này chỉ xuất hiện trong giao diện của quản lý trên Tóm tắt báo cáo chi phí đã được nhân viên gửi đến quản lý.
Khi được phê duyệt, các nút ở đầu Tóm tắt báo cáo chi phí lại thay đổi. Tại thời điểm này, các nút ở đầu Tóm tắt báo cáo chi phí bao gồm: Hạch toán bút toán, Báo cáo trong bảng lương tiếp theo, Từ chối, và Đặt lại thành nháp.
Khi quản lý hài lòng với Tóm tắt báo cáo chi phí, họ sẽ nhấp vào Hạch toán bút toán.
Khi nhấp vào Hạch toán bút toán, nút này sẽ biến mất, và cột Phân bổ phân tích trong tab Chi phí sẽ được điền với đơn bán hàng đã được cấu hình ban đầu trong trường Khách hàng để lập hóa đơn.
Quan trọng: Theo mặc định, trường Khách hàng để lập hóa đơn được kích hoạt cho các danh mục chi phí [DU LỊCH & LƯU TRÚ] Du lịch & Lưu trú, [LIÊN LẠC] Liên lạc, [THỰC PHẨM] Bữa ăn, và [SỐ DẶM] Số dặm.
Cần lưu ý rằng không phải tất cả các danh mục chi phí mặc định được cài đặt sẵn trong ứng dụng Chi phí đều có chính sách tái lập hóa đơn được kích hoạt. Cài đặt này có thể cần được kích hoạt thủ công.
Để làm điều đó, điều hướng đến Ứng dụng Chi phí ‣ Cấu hình ‣ Danh mục chi phí để xem danh sách tất cả các danh mục chi phí trong cơ sở dữ liệu.
Hãy kiểm tra cột Tái lập hóa đơn chi phí để xem các lựa chọn nào đã được thực hiện cho từng danh mục chi phí.
Để chỉnh sửa một danh mục chi phí, nhấp vào (mũi tên phải) trong trường Danh mục để hiển thị biểu mẫu chi phí cụ thể đó.
Dưới phần Xuất hóa đơn, trong trường Tái lập hóa đơn chi phí, chọn một trong hai tùy chọn: Theo giá gốc hoặc Giá bán.
Với các bước đó đã hoàn tất, đã đến lúc quay lại đơn bán hàng để hoàn thành việc tái lập hóa đơn chi phí cho khách hàng.
Để làm điều đó, điều hướng đến bảng điều khiển chính của InnoERP ‣ Ứng dụng Bán hàng, và chọn đơn bán hàng thích hợp cần được tái lập hóa đơn cho chi phí.
Trên biểu mẫu bán hàng, chi phí mới được cấu hình hiện nằm trong tab Dòng đơn hàng, với cột Số lượng đã giao được điền và sẵn sàng để được lập hóa đơn.
Sau khi xác nhận các chi tiết của chi phí, nhấp vào Tạo hóa đơn ở đầu đơn bán hàng. Khi được nhấp, một cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn sẽ xuất hiện.
Từ cửa sổ bật lên này, để trường Tạo hóa đơn ở tùy chọn mặc định Hóa đơn thường xuyên, và nhấp vào Tạo bản nháp.
Thao tác này sẽ hiển thị Hóa đơn nháp cho khách hàng, chỉ hiển thị chi phí trong tab Dòng hóa đơn.
Nếu tất cả thông tin liên quan đến chi phí là chính xác, nhấp vào Xác nhận để xác nhận hóa đơn. Thao tác này sẽ chuyển trạng thái của hóa đơn từ Nháp sang Đã đăng.
Để gửi hóa đơn cho khách hàng, nhấp vào Gửi & In. Thao tác này sẽ hiển thị một cửa sổ bật lên Gửi, với một tin nhắn được cấu hình sẵn và hóa đơn PDF trong nội dung tin nhắn. Tin nhắn có thể được xem xét và chỉnh sửa nếu cần.
Khi đã sẵn sàng, nhấp vào Gửi & In để gửi hóa đơn cho khách hàng. Khi được nhấp, cửa sổ bật lên sẽ biến mất, và InnoERP sẽ gửi tin nhắn/hóa đơn cho khách hàng. Ngoài ra, một tệp PDF của hóa đơn sẽ được tự động tải xuống để lưu trữ và/hoặc in ấn.
Quay lại Hóa đơn khách hàng, nhấp vào nút Ghi nhận thanh toán khi khách hàng thanh toán cho chi phí đã lập hóa đơn.
Khi Ghi nhận thanh toán được nhấp, một cửa sổ bật lên Ghi nhận thanh toán sẽ xuất hiện. Trong cửa sổ bật lên này, các trường cần thiết được điền tự động với thông tin chính xác. Sau khi xem xét thông tin, nhấp vào Tạo thanh toán.
Khi Tạo thanh toán được nhấp, cửa sổ bật lên sẽ biến mất, và một biểu ngữ màu xanh lá Đang thanh toán sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của hóa đơn, cho biết hóa đơn này đã được thanh toán đầy đủ. Như vậy, quy trình làm việc đã hoàn tất.
