¶ Tai nạn
Khi quản lý đội xe, tai nạn là điều không thể tránh khỏi. Theo dõi tai nạn là rất quan trọng để hiểu chi phí bảo dưỡng xe và xác định người lái xe an toàn.
Ứng dụng InnoERP Đội xe của InnoERP cung cấp nhiều cách để theo dõi tai nạn. Dưới đây là hướng dẫn từng bước chỉ dành cho một phương pháp để theo dõi tai nạn và chi phí sửa chữa.
¶ Kết cấu
Trong ví dụ này, để theo dõi tai nạn, hai loại dịch vụ được tạo ra
Phần này theo dõi các hoạt động sửa chữa khác nhau liên quan đến tai nạn, được sắp xếp theo lỗi của người gây ra.
Khi xảy ra tai nạn, một hồ sơ dịch vụ được tạo ra. Các sửa chữa cụ thể cần thiết cho tai nạn được ghi vào phần Mô tả của hồ sơ dịch vụ và các chi tiết về tai nạn được ghi vào phần Ghi chú .
Với cấu trúc tổ chức này, có thể xem tất cả các vụ tai nạn được sắp xếp theo lỗi, xe, tài xế hoặc chi phí.
Ghi chú
Để quản lý tai nạn, cần phải lập hồ sơ dịch vụ .
Tham khảo tài liệu Dịch vụ để biết hướng dẫn chi tiết về cách tạo hồ sơ dịch vụ trong ứng dụng InnoERP Đội xe của InnoERP .
¶ Tai nạn và sửa chữa nhật ký
Để ghi lại một vụ tai nạn và bắt đầu quá trình sửa chữa, bước đầu tiên là tạo hồ sơ dịch vụ nêu chi tiết các sửa chữa cụ thể cần thiết.
Ghi chú
Một số vụ tai nạn đòi hỏi phải sửa chữa nhiều lần với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Đối với những trường hợp này, cần có một hồ sơ dịch vụ riêng cho mỗi nhà cung cấp thực hiện sửa chữa. Để giữ cho hồ sơ được sắp xếp, nên giữ nguyên trường Ghi chú , cũng như đính kèm cùng một tài liệu quan trọng, chẳng hạn như báo cáo của cảnh sát.
Điều hướng đến ứng dụng InnoERP Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch Vụ để xem bảng điều khiển Dịch Vụ Chính. Nhấp vào Mới ở góc trên bên trái, và một biểu mẫu dịch vụ trống sẽ được hiển thị.
Nhập thông tin sau vào biểu mẫu:
Mô tả : nhập mô tả về những sửa chữa cần thiết để sửa chữa hoàn toàn xe
Loại dịch vụ : trong ví dụ này, hãy chọn một trong hai hoặc , tùy thuộc vào tình huống
Khi nhập một trong hai Loại dịch vụ này lần đầu tiên, hãy nhập loại dịch vụ mới, sau đó nhấp vào Tạo (loại dịch vụ mới) . Cửa sổ bật lên Tạo Loại dịch vụ sẽ xuất hiện, với loại dịch vụ mới điền vào trường Tên . Trong trường Thể loại , hãy chọn Dịch vụ từ menu thả xuống, sau đó nhấp vào nút Lưu & Đóng .
Sau khi loại dịch vụ tai nạn đã được thêm vào cơ sở dữ liệu, bạn có thể chọn loại dịch vụ đó từ menu thả xuống trong trường Loại dịch vụ .
Ngày : sử dụng cửa sổ pop-up lịch, chọn ngày xảy ra tai nạn. Điều hướng đến tháng mong muốn bằng cách sử dụng (mũi tên) , sau đó nhấp vào ngày để chọn ngày đó.
Chi phí : để trống mục này vì chi phí sửa chữa vẫn chưa được biết.
Nhà cung cấp : chọn nhà cung cấp thực hiện sửa chữa bằng menu thả xuống. Nếu nhà cung cấp chưa được nhập vào hệ thống, hãy nhập tên nhà cung cấp và nhấp vào Tạo để thêm họ hoặc Tạo và chỉnh sửa… để thêm và cấu hình nhà cung cấp .
Phương tiện : chọn xe đã gặp tai nạn từ menu thả xuống. Khi xe được chọn, trường Người lái xe sẽ được điền thông tin và đơn vị đo lường cho trường Giá trị đồng hồ đo quãng đường sẽ xuất hiện.
Tài xế : tài xế hiện tại được liệt kê cho xe đã chọn sẽ điền vào trường này khi Xe được chọn. Nếu một tài xế khác đang điều khiển xe khi xảy ra tai nạn, hãy chọn tài xế chính xác từ menu thả xuống.
Chỉ số công tơ mét : nhập số đọc đồng hồ đo quãng đường khi xảy ra tai nạn. Đơn vị đo là kilômét ( km ) hoặc dặm ( mi ), tùy thuộc vào cách cấu hình xe đã chọn.
LƯU Ý : nhập thông tin chi tiết về vụ tai nạn vào cuối biểu mẫu dịch vụ
InnoERP cung cấp khả năng đính kèm bất kỳ giấy tờ quan trọng nào, chẳng hạn như ước tính sửa chữa và báo cáo của cảnh sát, vào hồ sơ dịch vụ. Để thực hiện, hãy nhấp vào (biểu tượng kẹp giấy) , nằm trong phần trò chuyện của biểu mẫu và cửa sổ bật lên của trình duyệt tệp sẽ xuất hiện. Điều hướng đến bản ghi mong muốn và nhấp vào Mở để tải tệp lên.
Ghi chú
Khi một tệp được thêm vào bản ghi dịch vụ, phần Tệp sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện . Để đính kèm thêm bản ghi, hãy nhấp vào Đính kèm tệp để thêm nhiều tài liệu hơn.
¶ Các giai đoạn dịch vụ
Trong ứng dụng InnoERP Đội xe của Inno ERP, có bốn giai đoạn dịch vụ mặc định:
Mới Đang chạy Hoàn tất Đã hủy
Giai đoạn mặc định khi bản ghi dịch vụ được tạo. Dịch vụ đã được yêu cầu, nhưng việc sửa chữa chưa bắt đầu. Trường Chi phí cho giai đoạn này vẫn là số không.
Trong quá trình sửa chữa, hãy thay đổi trạng thái dịch vụ để phản ánh tình trạng hiện tại của xe theo một trong hai cách: trên hồ sơ dịch vụ riêng lẻ hoặc trong chế độ xem dịch vụ Kanban .
¶ Hồ sơ dịch vụ
Mở bảng điều khiển Dịch vụ chính bằng cách điều hướng đến Ứng dụng InnoERP Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ . Tiếp theo, nhấp vào hồ sơ dịch vụ riêng lẻ để mở biểu mẫu dịch vụ chi tiết. Nhấp vào giai đoạn mong muốn ở góc trên bên phải, phía trên biểu mẫu dịch vụ, để thay đổi trạng thái.
¶ Chế độ xem Kanban
Mở bảng điều khiển Dịch vụ chính bằng cách điều hướng đến ứng dụng InnoERP Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ . Đầu tiên, nhấp vào Biểu tượng Kanban ở góc trên bên phải màn hình, giúp sắp xếp tất cả các hoạt động sửa chữa theo từng xe.
Tiếp theo, xóa bộ lọc Loại dịch vụ mặc định trong thanh tìm kiếm. Khi thực hiện, tất cả các dịch vụ sẽ xuất hiện trong chế độ xem Kanban, được sắp xếp theo Trạng thái tương ứng .
Kéo và thả hồ sơ dịch vụ đến giai đoạn mong muốn.
¶ Báo cáo tai nạn
Một trong những lý do chính để theo dõi tai nạn bằng phương pháp được nêu trong tài liệu này là khả năng xem tổng chi phí tai nạn, xác định người lái xe an toàn nhất và tính toán tổng chi phí thực tế cho các loại xe cụ thể.
Bảng điều khiển Dịch vụ chính hiển thị tất cả thông tin về tai nạn khác nhau, trong khi bảng điều khiển Báo cáo hiển thị tổng chi phí cho các xe cụ thể.
¶ Bảng điều khiển dịch vụ
Điều hướng đến Ứng dụng InnoERP Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ để xem bảng điều khiển Dịch vụ. Tất cả các bản ghi dịch vụ được hiển thị trong (Danh sách) chế độ xem, được nhóm theo thứ tự bảng chữ cái, theo Loại dịch vụ .
Có hai loại dịch vụ được tạo để theo dõi tai nạn trong danh sách: Tai nạn - Lỗi của người lái xe và Tai nạn - Không có lỗi .
Mỗi nhóm hiển thị số lượng bản ghi trong từng loại và liệt kê từng bản ghi bên dưới mỗi tiêu đề nhóm.
Ghi chú
Tổng chi phí tính toán tất cả các chi phí trên biểu mẫu sửa chữa, bao gồm chi phí ước tính cũng như chi phí sửa chữa cuối cùng. Con số này có thể không chính xác nếu có bất kỳ sửa chữa nào trong giai đoạn Đang chạy và hóa đơn cuối cùng vẫn chưa được tính toán.
¶ Bảng điều khiển báo cáo
Điều hướng đến Ứng dụng InnoERP Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ để xem báo cáo Phân tích chi phí . Báo cáo này hiển thị (Biểu đồ cột) của tất cả chi phí Hợp đồng và Dịch vụ cho năm hiện tại, được sắp xếp theo tháng ( Ngày: (năm) ) theo mặc định. Tổng , được biểu thị bằng đường chấm màu xám, là tổng hợp của cả chi phí Hợp đồng và Dịch vụ .
Để xem tổng chi phí theo xe, hãy nhấp vào (mũi tên xuống) biểu tượng ở bên phải thanh tìm kiếm, hiển thị menu thả xuống. Nhấp vào Xe trong Nhóm theo cột và dữ liệu được sắp xếp theo xe.
Hiển thị chi phí thực tế cho mỗi xe, bao gồm cả chi phí hợp đồng (chẳng hạn như chi phí thuê xe hàng tháng) và tất cả chi phí dịch vụ, bao gồm tất cả các vụ tai nạn. Di chuột qua một cột để hiển thị cửa sổ bật lên dữ liệu, hiển thị tên xe và tổng chi phí. Điều này cho phép xem chi phí xe đầy đủ hơn.
Để xem chi tiết chi phí riêng lẻ cho cả chi phí hợp đồng và sửa chữa, hãy nhấp vào Biểu tượng (Pivot) ở góc trên bên phải của bảng điều khiển Phân tích chi phí . Biểu tượng này hiển thị từng xe trên một dòng riêng biệt và hiển thị Chi phí hợp đồng và Chi phí dịch vụ cũng như Tổng chi phí.
Ghi chú
Các Chế độ xem (Pivot) sắp xếp dữ liệu theo xe theo mặc định, do đó không cần nhóm dữ liệu theo Xe . Nếu trình lọc này đã được kích hoạt, nó không ảnh hưởng đến dữ liệu được trình bày.
¶ Quản lý sửa chữa tai nạn
Đối với các công ty có nhiều nhân viên quản lý đội xe lớn, việc chỉ hiển thị hồ sơ dịch vụ trong giai đoạn Mới và Đang chạy có thể tiết kiệm thời gian nếu có nhiều hồ sơ trong bảng điều khiển Dịch vụ .
Điều hướng đến Ứng dụng InnoERP Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ, nơi tất cả các yêu cầu dịch vụ được sắp xếp theo Loại dịch vụ . Tiếp theo, nhấp vào (mũi tên xuống) biểu tượng ở bên phải thanh tìm kiếm, hiển thị menu thả xuống. Nhấp vào Thêm Bộ lọc Tùy chỉnh trong Cột Bộ lọc và cửa sổ bật lên Thêm bộ lọc tùy chỉnh sẽ xuất hiện.
Ba trường thả xuống cần được cấu hình trên cửa sổ bật lên.
Trong trường đầu tiên, cuộn xuống và chọn Giai đoạn.
Đặt trường thứ hai thành = .
Chọn Chạy từ menu thả xuống ở trường cuối cùng.
Tiếp theo, nhấp vào ( biểu tượng dấu cộng) ở bên phải trường cuối cùng và một quy tắc giống hệt sẽ xuất hiện bên dưới quy tắc hiện tại.
Sau đó, đổi Running thành New trong trường thứ ba của quy tắc thứ hai, giữ nguyên các trường khác. (khúc này hem giống á á)
Nhấp vào nút Thêm ở cuối để thêm bộ lọc tùy chỉnh mới.
Bản sửa đổi nhỏ này chỉ trình bày các dịch vụ ở giai đoạn Mới và Đang chạy . Đây là báo cáo hữu ích cho một công ty quản lý số lượng lớn các lần sửa chữa tại bất kỳ thời điểm nào.
Để báo cáo này xuất hiện dưới dạng báo cáo mặc định khi mở bảng điều khiển Dịch vụ , hãy nhấp vào (mũi tên xuống) biểu tượng ở phía bên phải của thanh tìm kiếm. Tiếp theo, nhấp vào Lưu bộ lọc hiện tại, bên dưới Cột mục Yêu thích , hiển thị một cột thả xuống khác bên dưới. Đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh Bộ lọc mặc định , sau đó nhấp vào Lưu . Sau đó, bảng điều khiển Dịch vụ tùy chỉnh này sẽ xuất hiện theo mặc định, bất cứ khi nào bảng điều khiển Dịch vụ được truy cập.
