¶ Đăng chi phí / Đưa vào sổ
- Đưa vào sổ là bước tiếp theo sau khi Ghi lại chi phí, nơi thông tin chi phí được chuyển vào hệ thống kế toán chính thức và ghi nhận vào các tài khoản liên quan.
- Thao tác này thường làm thay đổi tình hình tài chính của công ty, vì nó ảnh hưởng đến các tài khoản chi phí và có thể làm giảm lợi nhuận.
Lưu ý: Người dùng phải có quyền truy cập sau:
- Kế toán: Kế toán viên hoặc Cố vấn
- Chi phí: Quản lý
*Các số được đánh trên hình không thể hiện thứ tự các thao tác.
¶ Xem báo cáo chi phí theo trạng thái
Để xem tất cả các báo cáo chi phí, truy cập ứng dụng "Chi phí" → "Kê khai chi tiêu." Để xem các báo cáo đã được phê duyệt cần đăng, điều chỉnh bộ lọc sao cho chỉ chọn ô "Đã phê duyệt."
Tùy chỉnh bộ lọc trạng thái theo nhu cầu người xem ở khung Trạng thái phía bên trái màn hình.
Note: Bảng điều khiển "Tất cả các báo cáo" mặc định hiển thị tất cả các báo cáo chi phí, ngoại trừ các báo cáo có trạng thái "Bị từ chối."
¶ Hạch toán báo cáo riêng lẻ / Đưa vào sổ
Sau khi đã lọc chỉ hiển thị các phiếu chi phí Đã phê duyệt, khi chọn một phiếu bất kỳ, người dùng có các lựa chọn sau:
- Vào sổ bút toán: Tùy chọn này cho phép bạn ghi nhận các khoản chi phí vào sổ kế toán. Khi đó, hệ thống sẽ tạo các bút toán ghi nhận chi phí phát sinh, giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và hỗ trợ quá trình hạch toán kế toán. (Tại khung đỏ ở vị trí số 2)
→ Các bước thực hiện thao tác Đưa vào sổ như sau: chọn một trong các báo cáo chi phí Đã phê duyệt và nhấn chọn Vào sổ bút toán.
- Báo cáo trong phiếu lương kế tiếp: Tùy chọn này sẽ đưa các chi phí vào báo cáo lương tiếp theo của nhân viên. Điều này có nghĩa là chi phí này sẽ được xem xét để hoàn trả hoặc ghi nhận trong kỳ trả lương kế tiếp của nhân viên. Thao tác này giúp tự động hoá việc hoàn trả chi phí trong quá trình xử lý bảng lương. (Tại khung xanh ở vị trí số 2)
→ Các bước thực hiện thao tác Đưa vào sổ như sau: chọn một trong các báo cáo chi phí Đã phê duyệt và nhấn chọn Báo cáo trong phiếu lương kế tiếp.
- Từ chối: Báo cáo chi phí sẽ không được chấp nhận và sẽ bị loại bỏ khỏi quy trình phê duyệt. Trường hợp chọn Từ chối cần điền lý do từ chối phê duyệt chi phí (thường
- Đặt lại thành nháp: Tùy chọn này đưa báo cáo chi phí về trạng thái nháp ban đầu, cho phép nhân viên sửa đổi hoặc cập nhật thông tin. Đặt lại thành nháp thường được sử dụng khi có yêu cầu điều chỉnh chi phí hoặc bổ sung thông tin trước khi tiến hành phê duyệt chính thức.
¶ Truy cập thông tin Bút toán
Khi chọn Bút toán ở vị trí khung số 1 của Hình 2. Tại đây, người dùng có thể xem và chỉnh sửa thông tin chi tiết hóa đơn, hạng mục bút toán, và các thông tin khác.
Người dùng có thể chọn Xác nhận tại khung đỏ vị trí số 1 của Hình 3 để thực hiện đưa vào sổ.
Hiện tại báo cáo này có trạng thái là bản Nháp như khung đỏ vị trí số 2 Hình 3 hiển thị.
Trường hợp người dùng chọn Số hóa chứng từ, các trường thông tin được điền tự động
Tại khung đỏ số 2 khi chọn tab Hạng mục bút toán: Người dùng được phép tùy ý chỉnh sửa phần thuế hoặc tài khoản ghi nhận Nợ / Có cho các khoản chi trong báo cáo.
Khi chọn tab Thông tin khác, lưu ý một số thông tin sau:
Incoterm là thuật ngữ thương mại quốc tế quy định trách nhiệm và chi phí của người mua và người bán trong vận chuyển hàng hóa, giúp xác định ai chịu các chi phí như vận chuyển và bảo hiểm.
Vị trí Incoterm: Trường này ghi rõ địa điểm áp dụng Incoterm (ví dụ: cảng giao hàng theo điều khoản FOB), xác định điểm chuyển giao trách nhiệm giữa người bán và người mua.
Cần kiểm tra: Trường này có chức năng cho phép người dùng đánh dấu giao dịch cần được kiểm tra lại trước khi chính thức ghi nhận. Tùy chọn này hữu ích trong việc quản lý các giao dịch cần được xác minh bổ sung trước khi hoàn tất quy trình hạch toán.
Tự động vào sổ: Tùy chọn này cho phép hệ thống tự động ghi nhận bút toán vào sổ kế toán theo các chu kỳ định kỳ như hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm, hoặc người dùng có thể chọn ghi nhận thủ công.
Vị trí tài chính
¶ Hạch toán báo cáo hàng loạt
Người dùng truy cập ứng dụng "Chi phí" → "Kê khai chi tiêu." Để xem các báo cáo đã được phê duyệt cần đưa vào sổ, điều chỉnh bộ lọc sao cho chỉ chọn ô "Đã phê duyệt."
Nhấn chọn vào các ô vuông để chọn các báo cáo chi phí cần đưa vào sổ. Sau đó nhấn chọn Vào sổ bút toán để đưa vào sổ hàng loạt.
Người dùng lưu ý khoản sau: để có thể hạch toán được hàng loạt các báo cáo chi phí này vào sổ, trường bắt buộc hoàn thiện bao gồm:
Để bổ sung trường nhà cung cấp, người dùng truy cập Bút toán được hướng dẫn phía trên và bổ sung thông tin tại Hóa đơn mua hàng.
