Báo cáo chi phí
Khi các chi phí đã sẵn sàng để gửi (chẳng hạn vào cuối chuyến công tác hoặc vào cuối tháng), cần phải tạo một báo cáo chi phí. Mở bảng điều khiển chính của ứng dụng Chi phí, mặc định sẽ hiển thị bảng điều khiển Chi tiêu của tôi. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập qua Chi phí ‣ Chi tiêu của tôi ‣ Chi tiêu của tôi.
Chi phí được mã hóa màu theo trạng thái. Bất kỳ chi phí nào có trạng thái Cần báo cáo (các chi phí cần được thêm vào báo cáo) sẽ hiển thị bằng văn bản màu xanh. Tất cả các trạng thái khác (Để trình, Đã trình và Đã phê duyệt) sẽ hiển thị bằng văn bản màu đen.
Tạo báo cáo chi phí
Đầu tiên, chọn từng chi phí muốn thêm vào báo cáo từ bảng điều khiển Chi tiêu của tôi bằng cách đánh dấu vào ô bên cạnh mỗi mục hoặc nhanh chóng chọn tất cả các chi phí trong danh sách bằng cách đánh dấu vào ô bên cạnh tiêu đề cột Ngày chi phí, nếu cần.
Một cách khác để nhanh chóng thêm tất cả các chi phí chưa nằm trong báo cáo chi phí là nhấp vào nút Tạo báo cáo mà không chọn bất kỳ chi phí nào. InnoERP Chi phí sẽ tự động chọn tất cả các chi phí có trạng thái Để trình và chưa nằm trong báo cáo nào.
Chọn các chi phí để gửi, sau đó tạo báo cáo.
Lưu ý
Bất kỳ chi phí nào cũng có thể được chọn từ danh sách Chi tiêu của tôi, ngoại trừ các chi phí có trạng thái Đã phê duyệt.
Nút Tạo báo cáo sẽ hiển thị miễn là có ít nhất một chi phí trong danh sách có trạng thái Cần báo cáo hoặc Để trình.
Khi nhấp vào nút Tạo báo cáo, tất cả các chi phí có trạng thái Để trình và không nằm trong báo cáo chi phí khác sẽ xuất hiện trong báo cáo chi phí mới được tạo.
Nếu tất cả các chi phí trong báo cáo Chi tiêu của tôi đã nằm trong một báo cáo chi phí khác, một cửa sổ bật lên Thao tác không hợp lệ sẽ xuất hiện với thông báo rằng Bạn không có chi phí để báo cáo.
Khi các chi phí đã được chọn, nhấp vào nút Tạo báo cáo. Báo cáo mới sẽ hiển thị với tất cả các chi phí được liệt kê trong tab Chi phí. Nếu có hóa đơn đính kèm vào một chi phí cụ thể, biểu tượng (kẹp giấy) sẽ xuất hiện giữa các cột Khách hàng để lập hóa đơn lại và Phân bổ phân tích.
Khi báo cáo được tạo, phạm vi ngày của các chi phí sẽ tự động hiển thị trong trường Tổng hợp Kê khai chi tiêu. Khuyến nghị nên chỉnh sửa trường này bằng một tóm tắt ngắn cho từng báo cáo để dễ quản lý chi phí. Nhập mô tả cho báo cáo chi phí, chẳng hạn như "Chuyến công tác khách hàng tại NYC" hoặc "Văn phòng phẩm cho thuyết trình" vào trường Tổng hợp Kê khai chi tiêu.
Các trường Nhân viên, Người thanh toán, và Công ty sẽ tự động điền thông tin từ các chi phí cá nhân.
Tiếp theo, chọn một Quản lý từ menu thả xuống để phân công quản lý xem xét báo cáo. Nếu cần, cập nhật trường Nhật ký bằng cách sử dụng menu thả xuống.
Nhập mô tả ngắn và chọn một quản lý cho báo cáo.
Nếu có một số chi phí bị thiếu trong báo cáo, chúng vẫn có thể được thêm vào từ biểu mẫu báo cáo này. Để làm điều đó, nhấp vào Thêm dòng ở cuối tab Chi phí.
Một cửa sổ bật lên Thêm: Dòng chi phí sẽ xuất hiện, hiển thị tất cả các chi phí có sẵn (với trạng thái Để trình) có thể được thêm vào báo cáo.
Nếu cần thêm một chi phí mới không xuất hiện trong danh sách, nhấp vào Mới để tạo chi phí mới và thêm vào báo cáo.
Đánh dấu vào ô bên cạnh mỗi chi phí cần thêm, sau đó nhấp vào Chọn.
Làm như vậy sẽ đóng cửa sổ bật lên và các mục sẽ xuất hiện trong báo cáo.
Thêm nhiều chi phí hơn vào báo cáo trước khi gửi.
Lưu ý
Báo cáo chi phí có thể được tạo tại một trong ba nơi:
- Vào bảng điều khiển chính của ứng dụng Chi phí (cũng có thể truy cập qua Chi phí ‣ Chi tiêu của tôi ‣ Chi tiêu của tôi)
- Vào Chi phí ‣ Chi tiêu của tôi ‣ Kê khai của tôi
- Vào Chi phí ‣ Kê khai chi tiêu
Trong bất kỳ giao diện nào trong số này, nhấp vào Mới để tạo báo cáo chi phí mới.
Gửi báo cáo chi phí
Khi một báo cáo chi phí đã hoàn thành, bước tiếp theo là gửi báo cáo đến quản lý để phê duyệt. Để xem tất cả các báo cáo chi phí, vào Chi phí ‣ Chi tiêu của tôi ‣ Kê khai của tôi. Mở báo cáo cụ thể từ danh sách báo cáo chi phí.
Lưu ý
Các báo cáo phải được gửi từng cái một và không thể gửi hàng loạt.
Nếu danh sách quá lớn, việc nhóm kết quả theo trạng thái có thể hữu ích, vì chỉ các báo cáo có trạng thái Để trình mới cần được gửi; các báo cáo có trạng thái Đã phê duyệt hoặc Đã trình không cần thiết.
Các chi phí Để trình có thể được nhận diện qua trạng thái Để trình và văn bản màu xanh, trong khi văn bản cho các chi phí khác sẽ hiển thị màu đen.
Gửi báo cáo đến quản lý.
Lưu ý
Trạng thái của mỗi báo cáo được hiển thị trong cột Trạng thái. Nếu cột Trạng thái không hiển thị, nhấp vào biểu tượng (tùy chọn bổ sung) ở cuối hàng và đánh dấu vào ô bên cạnh Trạng thái từ menu thả xuống.
Nhấp vào một báo cáo để mở, sau đó nhấp vào Trình cho người Quản lý. Sau khi gửi báo cáo, bước tiếp theo là chờ quản lý phê duyệt.
Quan trọng
Phê duyệt chi phí, ghi nhận chi phí và hoàn trả chi phí chỉ dành cho người dùng có quyền truy cập thích hợp theo tài liệu quyền truy cập.