¶ Ghi nhận chi phí
Trước khi các chi phí có thể được hoàn trả, mỗi khoản chi phí cần được ghi nhận vào cơ sở dữ liệu. Các bản ghi chi phí có thể được tạo theo ba cách khác nhau: nhập thủ công một bản ghi chi phí, tải lên hóa đơn, hoặc gửi hóa đơn đến một địa chỉ email đã được cấu hình sẵn.
¶ Nhập chi phí thủ công
Để ghi nhận một chi phí mới, mở ứng dụng Chi phí, ứng dụng sẽ hiển thị trang Chi tiêu của tôi theo mặc định.
Mẹo
Có thể truy cập giao diện này từ Chi phí ‣ Chi tiêu của tôi ‣ Chi tiêu của tôi.
Sau đó, nhấp vào Mới, rồi điền các trường sau trên biểu mẫu xuất hiện:
Mô tả: Nhập một mô tả ngắn gọn cho khoản chi phí. Mô tả nên ngắn gọn và đầy đủ thông tin, chẳng hạn như "ăn trưa với khách hàng" hoặc "khách sạn cho hội nghị".
Danh mục: Chọn danh mục chi phí từ menu thả xuống tương ứng với loại chi phí.
Tổng cộng: Nhập tổng số tiền đã thanh toán cho khoản chi phí theo một trong hai cách:
- Nếu chi phí dành cho một mục duy nhất và danh mục đã chọn là cho một mục, nhập số tiền vào trường Tổng cộng (trường Số lượng sẽ bị ẩn).
- Nếu chi phí là cho nhiều mục giống nhau với giá cố định, trường Đơn giá sẽ xuất hiện. Nhập số lượng vào trường Số lượng, và chi phí tổng sẽ tự động được cập nhật với tổng số tiền chính xác. Chi phí tổng xuất hiện dưới trường Số lượng.
Thuế đã bao gồm: Nếu thuế đã được cấu hình cho danh mục chi phí, phần trăm thuế và số tiền sẽ tự động xuất hiện sau khi nhập vào Tổng cộng hoặc Số lượng.
Lưu ý
Khi thuế được cấu hình cho một danh mục chi phí, giá trị Thuế đã bao gồm sẽ được cập nhật theo thời gian thực khi trường Tổng cộng hoặc Số lượng thay đổi.
Nhân viên: Sử dụng menu thả xuống để chọn nhân viên mà khoản chi phí này dành cho.
Người thanh toán: Nhấp vào nút chọn để chỉ định ai là người đã thanh toán chi phí này và cần được hoàn trả. Chọn Nhân viên (để hoàn trả) hoặc Công ty. Tùy thuộc vào danh mục chi phí đã chọn, trường này có thể không xuất hiện.
Ngày chi phí: Sử dụng cửa sổ lịch hiển thị khi nhấp vào trường này, nhập ngày phát sinh chi phí.
Tài khoản: Sử dụng menu thả xuống để chọn tài khoản chi phí mà chi phí này sẽ được ghi nhận.
Khách hàng để lập hóa đơn lại: Nếu chi phí là khoản mà khách hàng sẽ thanh toán, chọn Đơn hàng và khách hàng mà chi phí này sẽ được lập hóa đơn lại từ menu thả xuống. Tất cả đơn hàng bán trong danh sách sẽ hiển thị cả mã đơn hàng và công ty đặt đơn hàng. Sau khi chi phí được lưu, tên khách hàng sẽ biến mất và chỉ còn mã đơn hàng hiển thị trên chi phí.
Ví dụ
Một khách hàng mong muốn có một cuộc họp tại chỗ để thiết kế và lắp đặt một khu vườn tùy chỉnh, và đồng ý thanh toán các chi phí liên quan đến việc này (như đi lại, khách sạn, ăn uống, v.v.). Tất cả các chi phí liên quan đến cuộc họp đó sẽ chỉ định đơn hàng bán cho khu vườn tùy chỉnh (cũng tham chiếu đến khách hàng) là Khách hàng để lập hóa đơn lại.
Phân bổ phân tích: Chọn tài khoản mà chi phí sẽ được ghi vào từ menu thả xuống cho Dự án, Phòng ban, hoặc cả hai. Nhiều tài khoản có thể được liệt kê cho mỗi danh mục nếu cần. Điều chỉnh tỷ lệ phần trăm cho mỗi tài khoản phân tích bằng cách nhập giá trị phần trăm bên cạnh từng tài khoản.
Công ty: Nếu có nhiều công ty được thiết lập, chọn công ty mà khoản chi phí này sẽ được ghi nhận từ menu thả xuống. Công ty hiện tại sẽ tự động điền vào trường này.
Ghi chú: Nếu cần thêm ghi chú để làm rõ chi phí, nhập vào trường ghi chú.
Đính kèm hóa đơn
Sau khi bản ghi chi phí được tạo, bước tiếp theo là đính kèm hóa đơn. Nhấp vào nút Đính kèm biên nhận, và cửa sổ quản lý tệp sẽ xuất hiện. Điều hướng đến tệp hóa đơn cần đính kèm, và nhấp vào Mở.
Hóa đơn mới sẽ được ghi nhận trong phần trò chuyện, và số lượng hóa đơn sẽ xuất hiện bên cạnh biểu tượng (kẹp giấy). Có thể đính kèm nhiều hóa đơn cho một bản ghi chi phí nếu cần.
¶ Tải lên chi phí
Có thể tự động tạo bản ghi chi phí bằng cách tải lên hóa đơn dạng PDF. Tính năng này yêu cầu kích hoạt cài đặt và mua tín dụng IAP.
Cài đặt số hóa
Để kích hoạt tính năng quét hóa đơn, vào Chi phí ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt, sau đó đánh dấu vào ô Số hóa Chi phí (OCR). Nhấp vào Lưu. Khi đã bật, các tùy chọn bổ sung sẽ xuất hiện. Nhấp vào nút chọn để chọn một trong các tùy chọn sau:
- Không số hóa: Tắt tính năng số hóa hóa đơn.
- Chỉ số hóa khi yêu cầu: Chỉ số hóa hóa đơn khi được yêu cầu. Một nút Số hóa tài liệu sẽ xuất hiện trên bản ghi chi phí. Khi nhấp vào, hóa đơn sẽ được quét và bản ghi chi phí sẽ được cập nhật.
- Số hóa tự động: Tự động số hóa tất cả hóa đơn khi được tải lên.
Dưới các tùy chọn này có hai liên kết bổ sung. Nhấp vào liên kết Mua tín dụng để mua tín dụng cho việc số hóa hóa đơn. Nhấp vào liên kết Xem dịch vụ của tôi để xem danh sách tất cả các dịch vụ hiện tại và số dư tín dụng còn lại.
Lưu ý
Khi tùy chọn Số hóa Chi phí (OCR) được bật, một module cần thiết sẽ được cài đặt để quét hóa đơn. Tắt tùy chọn này sẽ gỡ cài đặt module.
Nếu muốn tạm dừng số hóa hóa đơn, hãy chọn tùy chọn Không số hóa. Tùy chọn này có sẵn để module không bị gỡ bỏ, cho phép kích hoạt lại số hóa trong tương lai bằng cách chọn một trong hai tùy chọn còn lại.
¶ Tải lên hóa đơn
Mở ứng dụng Chi phí, và từ bảng điều khiển Chi tiêu của tôi, nhấp vào Tải lên, và một cửa sổ quản lý tệp sẽ xuất hiện. Điều hướng đến hóa đơn mong muốn, chọn nó, sau đó nhấp vào Mở.
Quét hóa đơn
Hóa đơn sẽ được quét và một bản ghi chi phí mới sẽ được tạo. Trường Ngày chi phí sẽ tự động điền ngày hôm nay, cùng với các trường khác dựa trên dữ liệu được quét, chẳng hạn như Tổng cộng.
Nhấp vào mục mới để mở biểu mẫu chi phí cá nhân và thực hiện bất kỳ thay đổi nào nếu cần. Hóa đơn đã quét sẽ hiển thị trong phần trò chuyện.
¶ Gửi chi phí qua email
Thay vì tạo từng chi phí riêng lẻ trong ứng dụng Chi phí, chi phí có thể được tạo tự động bằng cách gửi email đến một địa chỉ email bí danh.
Để thực hiện điều này, trước tiên cần cấu hình email alias. Vào Chi phí ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt. Đảm bảo ô bên cạnh Email đến được đánh dấu. Email alias mặc định là expense@(domain).com. Để thay đổi email bí danh, nhập địa chỉ email mong muốn vào trường bên phải của Bí danh, sau đó nhấp vào Lưu.
Lưu ý
Nếu cần thiết lập domain bí danh, → liên kết Thiết lập domain bí danh sẽ xuất hiện bên dưới ô Email đến thay vì trường địa chỉ email.
Sau khi domain bí danh được cấu hình, trường địa chỉ email sẽ hiển thị bên dưới tính năng Email đến trên trang Cài đặt trong ứng dụng Chi phí.
Sau khi đã nhập địa chỉ email, có thể gửi email đến bí danh đó để tạo các khoản chi phí mới mà không cần phải truy cập vào cơ sở dữ liệu InnoERP Chi phí.
Để gửi một khoản chi phí qua email, hãy tạo một email mới và nhập mã tham chiếu nội bộ của sản phẩm (nếu có) cùng với số tiền của chi phí vào dòng chủ đề của email. Tiếp theo, đính kèm hóa đơn vào email. InnoERP Chi phí sẽ tạo bản ghi chi phí bằng cách lấy thông tin trong dòng chủ đề và kết hợp với hóa đơn đính kèm.
Để kiểm tra mã tham chiếu nội bộ của một danh mục chi phí, vào Chi phí ‣ Cấu hình ‣ Danh mục chi phí. Nếu một mã tham chiếu nội bộ được liệt kê trên danh mục chi phí, nó sẽ hiển thị trong cột Tham chiếu nội bộ.
Để thêm mã tham chiếu nội bộ vào một danh mục chi phí, nhấp vào danh mục đó để mở biểu mẫu danh mục chi phí. Nhập Tham chiếu nội bộ vào trường tương ứng.
Ví dụ
Nếu gửi một khoản chi phí qua email cho bữa ăn trị giá $25.00 trong chuyến công tác, chủ đề email sẽ là FOOD $25.00.
Giải thích:
- Tham chiếu nội bộ cho danh mục chi phí Bữa ăn là FOOD.
- Chi phí cho khoản chi là $25.00.
Lưu ý
Vì lý do bảo mật, chỉ các email của nhân viên đã xác thực mới được InnoERP Chi phí chấp nhận khi tạo chi phí từ email. Để xác nhận địa chỉ email của nhân viên đã được xác thực, vào thẻ nhân viên trong ứng dụng Nhân viên và kiểm tra trường Email công việc.
