¶ Hoàn trả cho nhân viên
Sau khi một báo cáo chi phí được ghi vào sổ kế toán, bước tiếp theo là hoàn trả tiền cho nhân viên. Tương tự như việc phê duyệt và ghi nhận chi phí, nhân viên có thể được hoàn trả theo hai cách: bằng tiền mặt, séc, hoặc chuyển khoản trực tiếp (có thể là từng người hoặc hoàn trả theo đợt), hoặc hoàn trả thông qua phiếu lương.
¶ Cấu hình thanh toán
- Các phương thức hoàn trả có thể được thực hiện qua phiếu lương, séc, tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng
Để thiết lập các tùy chọn thanh toán cho việc hoàn trả chi phí, trước tiên bạn cần cấu hình các cài đặt bằng cách vào Ứng dụng Chi phí (Expenses) ‣ Cấu hình (Configuration) ‣ Cài đặt (Settings). - Hoàn trả qua phiếu lương
Để hoàn trả chi phí cho nhân viên thông qua phiếu lương, hãy tích chọn ô bên cạnh tùy chọn Hoàn trả trong phiếu lương (Reimburse in Payslip) trong phần Chi phí (Expenses). Điều này sẽ cho phép khoản chi phí của nhân viên được thêm vào phiếu lương tiếp theo của họ. - Thiết lập phương thức thanh toán trong phần Kế toán
Tiếp theo, trong phần Kế toán (Accounting), bạn có thể cài đặt phương thức thanh toán cụ thể. Nhấp vào menu thả xuống dưới mục Phương thức Thanh toán (Payment Methods) để chọn phương thức mong muốn. Các tùy chọn mặc định bao gồm:
Manual (Tiền mặt): Thanh toán bằng tiền mặt.
Checks (Séc): Thanh toán qua ngân hàng bằng séc.
NACHA (Ngân hàng): Thanh toán qua ngân hàng theo chuẩn NACHA.
- Lưu cấu hình
Sau khi hoàn tất các thiết lập mong muốn, nhấn Lưu (Save) để kích hoạt các cài đặt.
¶ Hoàn trả cho nhân viên (Trường hợp vào sổ bút toán)
Để hoàn trả một báo cáo chi phí cá nhân, trước tiên hãy truy cập vào ứng dụng Chi phí (Expenses) ‣ Báo cáo Chi phí (Expense Reports). Tất cả các báo cáo chi phí sẽ được hiển thị dưới dạng danh sách mặc định. Nhấp vào báo cáo chi phí cần hoàn trả để xem chi tiết báo cáo đó.
Lưu ý quan trọng:
Chỉ những báo cáo chi phí có trạng thái là Đã đưa vào sổ (Posted) mới có thể được hoàn trả.
Xem thêm cách Đưa chi phí vào sổ Tại đây
¶ Các bước như sau:
Để xem tất cả các báo cáo chi phí, truy cập ứng dụng "Chi phí" → "Kê khai chi tiêu." Để xem các báo cáo đã được phê duyệt cần đăng, điều chỉnh bộ lọc sao cho chỉ chọn ô “Đã vào sổ".
Nhấn chọn một báo cáo chi phí bất kỳ có trạng thái “Đã vào sổ".
Tiếp tục nhấn chọn “Ghi nhận thanh toán" để thanh toán khoản chi này hoặc “Đặt lại thành nháp” để chỉnh sửa bổ sung thông tin hóa đơn.
Xem cách bổ sung thông tin bằng cách truy cập Bút toán và thực hiện chỉnh sửa Tại đây.
Sau khi chọn “Ghi nhận thanh toán” ô thông tin sau được bật ra.
- Số tiền: Tổng số tiền được hoàn trả sẽ tự động điền vào trường này. Đơn vị tiền tệ nằm bên phải của trường có thể được thay đổi thông qua menu thả xuống.
- Ngày Thanh toán: Nhập ngày thực hiện thanh toán vào trường này. Ngày hiện tại sẽ tự động điền vào trường này.
- Tài khoản Ngân hàng Người Nhận: Chọn tài khoản ngân hàng của nhân viên mà khoản thanh toán sẽ được gửi tới. Nếu nhân viên đã có tài khoản ngân hàng trong phần Thông tin Cá nhân của hồ sơ nhân viên trong ứng dụng Nhân viên, tài khoản đó sẽ tự động điền vào trường này.
- Nội dung thanh toán: Văn bản được nhập trong trường Tổng hợp Kê khai chi tiêu của báo cáo chi phí sẽ tự động điền vào trường này. Nội dung thanh toán giúp người thực hiện thanh toán và kế toán biết rõ mục đích hoặc chi tiết của khoản chi phí, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong quá trình hạch toán. Do đó, người dùng nên quy định cách đặt nội dung cho trường Tổng hợp Kê khai chi tiêu từ thời điểm ghi nhận chi phí.
- Sổ Nhật Ký: Chọn sổ nhật ký kế toán để ghi nhận thanh toán từ menu thả xuống. Các tùy chọn mặc định bao gồm Ngân hàng (Bank) hoặc Tiền mặt (Cash).
Người dùng được phép bổ sung tài khoản ghi nhận tại bước này. Nhấn chọn Tạo và chỉnh sửa.
Trường hợp thông tin liên hệ không bao gồm thông tin thanh toán: Thực hiện điền thủ công nội dung Tạo Tài khoản người nhận.
Trường hợp thông tin liên hệ đã có thông tin thanh toán: Người dùng nhấn chọn liên kết nội bộ.
Kích hoạt gửi tiền: Tùy chọn này cho phép xác nhận và bật chức năng chuyển tiền vào tài khoản người nhận. Để đảm bảo an toàn, người dùng cần xác minh tính xác thực của tài khoản trước khi kích hoạt chức năng này để tránh rủi ro lừa đảo.
Khi chưa kích hoạt, thông tin sẽ hiển thị Không tin cậy và khi đã kích hoạt gửi tiền, thông tin thanh toán được xác nhận Tin cậy.
Sau khi chọn Lưu & Đóng.
Nhấn chọn Tạo thanh toán.
Sau khi hoàn thành thanh toán, người dùng vẫn có thể đặt hóa đơn trở lại bản nháp để chỉnh sửa bổ sung thông tin hóa đơn.
¶ Hoàn trả cho nhân viên (Trường hợp báo cáo trong phiếu lương kế tiếp)
Khi tùy chọn Hoàn trả trong phiếu lương được kích hoạt, khoản hoàn trả chi phí có thể được thêm vào phiếu lương kế tiếp của nhân viên, thay vì phải thực hiện thanh toán thủ công.
Lưu ý quan trọng
Việc hoàn trả chi phí qua phiếu lương chỉ có thể thực hiện cho từng báo cáo riêng lẻ với trạng thái Đã phê duyệt (Approved). Khi báo cáo chi phí đã có trạng thái Đã ghi nhận (Posted), tùy chọn hoàn trả trong phiếu lương kế tiếp sẽ không còn hiển thị.
¶ Hoàn trả hàng loạt
Để xem tất cả các báo cáo chi phí, truy cập ứng dụng "Chi phí" → "Kê khai chi tiêu." Để xem các báo cáo đã được phê duyệt cần đăng, điều chỉnh bộ lọc sao cho chỉ chọn ô “Đã vào sổ".
Nhấn chọn vào các ô vuông để chọn các báo cáo chi phí cần thanh toán.
Nhấn chọn Ghi nhận thanh toán.
Lưu ý hoàn thiện trường thông tin thanh toán tại các báo cáo riêng lẻ.
Ô thông tin Ghi nhận thanh toán bật ra, người dùng lựa chọn phương thức hoàn trả cho nhân viên.
