¶ Tái lập hóa đơn chi phí
Nếu các chi phí được theo dõi trên các dự án của khách hàng, chúng có thể tự động được tính lại cho khách hàng. Điều này được thực hiện bằng cách tạo một khoản chi phí, tham chiếu đến đơn bán hàng (SO - Sales Order) mà chi phí đó được thêm vào, và sau đó tạo một báo cáo chi phí.
- Điều này được thực hiện bằng cách tạo một khoản chi phí, tham chiếu đơn đặt hàng mà chi phí được thêm vào và sau đó tạo báo cáo chi phí.
- Tiếp theo, người quản lý phê duyệt báo cáo chi phí trước khi bộ phận kế toán đăng các mục nhật ký.
- Cuối cùng, khi báo cáo chi phí được đăng lên nhật ký, các chi phí đó sẽ xuất hiện trên SO được chỉ định. SO sau đó được lập hóa đơn, do đó sẽ tính phí cho khách hàng.
Quan trọng: Phê duyệt chi phí, ghi chi phí vào kế toán và tái lập hóa đơn chi phí trên SO chỉ có thể thực hiện được đối với người dùng có quyền truy cập phù hợp.
¶ Cấu hình
Đầu tiên, xác định chính sách lập hóa đơn cho từng loại chi phí. Truy cập vào ứng dụng Chi phí (Expenses) ‣ Cấu hình (Configuration) ‣ Các loại chi phí (Expense Categories). Nhấp vào một loại chi phí để xem biểu mẫu chi tiết của loại chi phí đó. Trong phần LẬP HÓA ĐƠN (INVOICING), nhấp vào nút lựa chọn (radio button) bên cạnh tùy chọn mong muốn cho Tái lập hóa đơn chi phí (Re-Invoice Expenses):
- Không: Loại chi phí này không thể tái lập hóa đơn.
- Theo giá gốc (At cost): Loại chi phí này sẽ lập hóa đơn theo giá gốc đã được thiết lập trên biểu mẫu loại chi phí.
- Theo giá bán (Sales price): Loại chi phí này sẽ lập hóa đơn theo giá bán được thiết lập trên biểu mẫu chi phí.
¶ Cấu hình chi phí
Người dùng nhấn chọn ứng dụng Chi phí > Cấu hình > Danh mục chi phí để xem các loại chi phí hoặc để thêm mới vào Danh mục chi phí các loại chi phí.
Để có thể Tái lập hóa đơn chi phí, khi tạo một loại chi phí mới trong Danh mục chi phí hoặc trong cấu hình của các loại chi phí sẵn có tại đây, phần Xuất hóa đơn của chi phí phải được cấu hình Theo chi phí hoặc Giá bán. Nếu chọn mục Không, tại bước lập báo cáo chi phí, người dùng sẽ không thể chọn đơn bán hàng để Tạo lập hóa đơn chi phí.
Tại bước tạo báo cáo chi phí, nếu danh mục chi phí thuộc các loại chi phí được cấu hình là Chi phí tái xuất hóa đơn thì tại trường thông tin Khách hàng cần xuất lại hóa đơn sẽ cho phép người dùng chọn đơn bán hàng để đưa chi phí này vào.
¶ Tạo chi phí / Tái lập hóa đơn chi phí
Tại bước tạo báo cáo chi phí, nếu danh mục chi phí thuộc các loại chi phí được cấu hình là Chi phí tái xuất hóa đơn thì tại trường thông tin Khách hàng cần xuất lại hóa đơn sẽ cho phép người dùng chọn đơn bán hàng để đưa chi phí này vào.
Ở bước này, nếu người dùng không cấu hình chi phí theo đúng hướng dẫn tại mục Cấu hình chi phí phía trên sẽ không thể chọn đơn bán hàng tại trường thông tin Khách hàng cần xuất lại hóa đơn.
Sau khi báo cáo chi phí này đã được phê duyệt và đưa vào sổ. Tại khung xanh vị trí số 1, báo cáo này đã được ghi nhận là chi phí. Sau khi nhấn chọn Ghi nhận thanh toán, báo cáo này sẽ được hoàn trả và tái lập hóa đơn chi phí.
Lưu ý:
- Việc chọn đơn hàng thích hợp trong trường Khách hàng để gửi lại hóa đơn là rất quan trọng vì đây là cách chi phí được tự động lập hóa đơn sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt. Trường Khách hàng cần gửi lại hóa đơn chỉ có thể được sửa đổi cho đến khi báo cáo chi phí được phê duyệt. Sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt, trường Khách hàng gửi lại hóa đơn không còn có thể sửa đổi được nữa.
- Đơn hàng chỉ được cập nhật sau khi các báo cáo chi phí được đưa vào sổ (Xem thêm cách đưa vào sổ Tại đây). Sau khi các mục nhật ký được đăng, chi phí hiện xuất hiện trên đơn bán hàng được tham chiếu.