¶ Thanh toán
Trong InnoERP, các khoản thanh toán có thể được tự động liên kết với hóa đơn hoặc là hồ sơ độc lập để sử dụng sau này:
¶ Ghi nhận thanh toán từ hóa đơn hoặc hóa đơn nhà cung cấp
Khi nhấp vào Ghi nhận thanh toán trong hóa đơn khách hàng hoặc hóa đơn của nhà cung cấp, nó sẽ tạo ra một bản ghi mới về việc thanh toán và thay đổi số tiền đến hạn theo số tiền thanh toán. Khoản tiền trên hóa đơn được phản ánh trong tài khoản thu hoặc thanh toán cho nhà cung cấp. Tại thời điểm này, hóa đơn khách hàng hoặc hóa đơn của nhà cung cấp được đánh dấu là Đang thanh toán. Sau đó, khi Tài khoản chưa thanh toán được đối chiếu với mô tả giao dịch ngân hàng, hóa đơn hoặc hóa đơn của nhà cung cấp thay đổi trạng thái sang Đã thanh toán.
- Giả sử ở các bản ghi dưới đây, nhấn chọn hóa đơn được đánh dấu Chưa thanh toán.
- Chọn Ghi nhận thanh toán.
- Điền các thông tin vào các trường liên quan đến các thông tin thanh toán và số tiền thanh toán. Trường hợp khách hàng hoặc công ty chia hóa đơn thành nhiều lần thanh toán, nó sẽ giảm/thanh toán số tiền đến hạn trên hóa đơn. Có thể thanh toán nhiều lần trên cùng một hóa đơn.
Có hai lựa chọn:
- Giữ mở: Giữ hóa đơn hoặc hóa đơn mở và đánh dấu bằng biểu ngữ Từng phần;
- Đánh dấu là đã thanh toán đủ: Chọn một tài khoản trong trường Vào sổ giá trị chênh lệch và thay đổi Nhãn nếu cần. Một bút toán nhật ký sẽ được tạo để cân đối các tài khoản phải trả hoặc phải thu.
¶ Đối chiếu các khoản thanh toán với các giao dịch ngân hàng
Khi một khoản thanh toán đã được ghi nhận, trạng thái của hóa đơn hoặc hóa đơn là Đang thanh toán. Các Bước tiếp theo là đối chiếu với dòng giao dịch ngân hàng liên quan để hoàn tất quy trình thanh toán và đánh dấu hóa đơn hoặc hóa đơn là Đã thanh toán.
Hóa đơn khách hàng hoặc hóa đơn nhà cung cấp phải ở trạng thái Đã vào sổ để Ghi nhận thanh toán.
Nếu một khoản thanh toán chưa được đối chiếu, khoản thanh toán đó vẫn xuất hiện trong sổ sách nhưng không còn được liên kết với hóa đơn.
¶ Thanh toán nhóm & Thanh toán hàng loạt
¶ Thanh toán hàng loạt là việc xử lý nhiều giao dịch thanh toán riêng lẻ cùng một lúc, thường áp dụng cho nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Đặc điểm chính:
- Dùng để tạo nhiều thanh toán riêng biệt, mỗi thanh toán tương ứng với một hóa đơn.
- Hữu ích khi có nhiều hóa đơn từ các nhà cung cấp khác nhau và muốn tiết kiệm thời gian xử lý từng giao dịch.
- Có thể thực hiện nhanh thông qua danh sách hóa đơn.
Quy trình:
- Lọc danh sách hóa đơn theo trạng thái Chưa thanh toán.
- Chọn tất cả các hóa đơn cần thanh toán.
- Nhấn vào "Tác vụ" hoặc Ghi nhận thanh toán → Ghi nhận thanh toán.
- Hệ thống sẽ tạo từng giao dịch thanh toán tương ứng với từng hóa đơn.
Kết quả:
- Mỗi hóa đơn sẽ được ghi nhận một thanh toán riêng biệt.
- Các thanh toán này sẽ hiển thị dưới dạng giao dịch riêng lẻ trong lịch sử tài chính.
¶ Thanh toán nhóm (Batch Payments) là khi bạn gộp nhiều hóa đơn hoặc thanh toán vào một giao dịch duy nhất.
Đặc điểm chính:
- Dùng để thực hiện một lần thanh toán cho nhiều hóa đơn.
- Hữu ích khi làm việc với nhà cung cấp và muốn giảm số lượng giao dịch ngân hàng (thay vì thanh toán riêng lẻ từng hóa đơn).
- Trong Odoo, có thể thiết lập một thanh toán nhóm và sau đó gắn thông tin các hóa đơn liên quan.
Quy trình:
- Chọn các hóa đơn cần thanh toán.
- Nhấn vào Ghi nhận thanh toán, sau đó chọn "Batch Payments" để xử lý một giao dịch duy nhất cho tất cả hóa đơn.
Kết quả:
- Hệ thống sẽ tạo một giao dịch thanh toán duy nhất, liên kết với nhiều hóa đơn.
- Thanh toán này sẽ hiển thị trong lịch sử thanh toán và đối chiếu với các hóa đơn tương ứng.
Thanh toán nhóm cho phép kết hợp các khoản thanh toán đi và đến từ cùng một liên hệ thành một thanh toán để đơn giản hóa quy trình và cải thiện khả năng sử dụng thanh toán.
- Chọn các bản ghi/hóa đơn cần thanh toán theo nhóm, tại menu Tác vụ, chọn Ghi nhận thanh toán.
- Tại Phương thức thanh toán chọn Batch Deposit
¶ Đối chiếu thanh toán
Truy cập ứng dụng Kế toán, tại menu Kế toán chọn Đối chiếu.
Hệ thống sẽ tự động so khớp các giao dịch trên sao kê ngân hàng với:
- Hóa đơn: Nếu khoản thanh toán khớp với số tiền của hóa đơn.
- Khoản phải thu/phải trả: Nếu là thanh toán trước hoặc khoản tiền chưa gắn hóa đơn cụ thể.
Trong trường hợp hệ thống không tự động khớp, bạn có thể:
- Tìm kiếm và gắn kết thủ công: Liên kết giao dịch với hóa đơn hoặc tài khoản kế toán phù hợp.
- Ghi nhận khoản tạm ứng: Nếu khoản thanh toán chưa có hóa đơn, có thể ghi nhận tạm ứng và đối chiếu sau.
InnoERP cho phép người dùng tự động đối chiếu thông qua các bước sau:
- Chọn các bản ghi/hóa đơn cần đối chiếu
- Nhấn chọn Tự động đối chiếu
- Điền các trường thông tin về thời gian, lựa chọn tài khoản để thực hiện đối chiếu.
¶ Theo dõi hóa đơn
Bạn có thể gửi tin nhắn tiếp theo cho khách hàng khi quá hạn thanh toán. InnoERP giúp bạn xác định muộn thanh toán và cho phép bạn lên lịch và gửi lời nhắc thích hợp bằng cách sử dụng các hành động tiếp theo tự động kích hoạt một hoặc nhiều hành động theo số ngày quá hạn. Bạn có thể gửi theo dõi của bạn thông qua các phương tiện khác nhau, chẳng hạn như email, bài đăng hoặc SMS.
¶ Cấu hình
Để cấu hình Hành động tiếp theo, hãy vào Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Mức độ theo dõi và tạo mới các chính sách theo dõi thanh toán.
Người dùng có thể gửi lời nhắc thanh toán thông qua nhiều hình thức có sẵn tại InnoERP thông qua việc nhấn chọn vào các lựa chọn có sẵn của hệ thống:
- Gửi email;
- Gửi thư;
- Gửi tin nhắn SMS.
Bạn có thể sử dụng mẫu được điền sẵn cho tin nhắn của mình bằng cách chọn Mẫu nội dung. Đến Thay đổi mẫu được sử dụng, di chuột qua trường và nhấp vào nút –>. Nếu được bật, SMS tin nhắn có một trường Mẫu Sms cụ thể.
Có thể tự động gửi lời nhắc bằng cách bật tùy chọn Tự động và đính kèm (các) hóa đơn đang mở bằng cách bật Đính kèm hóa đơn, trong một lần theo dõi cụ thể hành động.
Bằng cách nhấp vào tab Hoạt động, có thể lên lịch cho các hoạt động (nhiệm vụ). Bằng cách đó, Một hoạt động được lên lịch tự động khi hoạt động theo dõi được kích hoạt. Để làm như vậy, hãy bật Lên lịch hoạt động và chọn người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ. Chọn Loại hoạt động và nhập Tóm tắt về cách xử lý hoạt động, nếu Mong muốn.
Mẹo: Đặt số ngày âm để gửi lời nhắc trước ngày đến hạn thực tế.
¶ Báo cáo
Hóa đơn quá hạn bạn cần theo dõi có sẵn trong Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn. Theo mặc định, InnoERP lọc theo Hóa đơn quá hạn.
Khi chọn hóa đơn, bạn có thể xem tất cả các hóa đơn chưa thanh toán của khách hàng (quá hạn hay không), với ngày đến hạn của hóa đơn trễ hạn xuất hiện màu đỏ. Bạn có thể loại trừ hóa đơn khỏi lời nhắc bằng cách nhấp vào Loại trừ khỏi phần theo dõi. Bạn có thể đặt lời nhắc tự động hoặc thủ công cũng như người chịu trách nhiệm cho khách hàng đó.
Người dùng có thể xem báo cáo tại ứng dụng Kế toán > Báo cáo > Báo cáo Follow - up và thực hiện các hành động gửi lời nhắc hàng loạt bằng cách:
- Chọn các nhà cung cấp để gửi lời nhắc hàng loạt.
- Biểu tượng đồng hồ cho phép người dùng lên lịch các hoạt động.
- Bạn có thể đính kèm Hóa đơn và thay đổi mẫu nội dung từ chế độ xem này. Khi hoàn tất, nhấp vào Gửi hoặc Gửi & In.
- Tại nút Đối sát cho phép người dùng chuyển hướng sang trang đối chiếu các hóa đơn của khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Thông tin liên hệ trên hóa đơn hoặc biểu mẫu liên hệ được sử dụng để gửi lời nhắc.
Khi lời nhắc được gửi, nó sẽ được ghi lại trong cuộc trò chuyện của hóa đơn.
Nếu đây không phải là thời điểm thích hợp để nhắc nhở, bạn có thể chỉ định ngày Nhắc nhở tiếp theo. Bạn sẽ nhận được báo cáo tiếp theo theo ngày nhắc nhở tiếp theo đã đặt.
Mẹo: Đối chiếu tất cả các bảng sao kê ngân hàng ngay trước khi khởi động quá trình tiếp theo để tránh gửi nhắc nhở khách hàng đã thanh toán.